40.000 € bütçe ile katılacağınız yurt dışı fuarında standınıza gelecek ziyaretçi sayısından ve de  bulabileceğiniz müşteri sayısından şüpheli misiniz? Bu kadar yüksek maliyetlerin karşısında sadece 2-3 kayda değer ziyaretçi ile tanışmak sizi kaygılandırıyor mu? Fuar masrafı gözünüzde büyüyor mu?

Fuardaki standınızda daha fazla ziyaretçi ağırlamak ve aralarından sipariş yazdıran, satış, ihracat yapabileceğiniz daha çok ihracat müşterisi bulmak için fuara nasıl hazırlanmak gerekir? Fuarda ne yapmak gerekir? Fuardan sonra neleri mutlaka yapmanız gerekir?

Şirketinize gelip, ihracat, satış, yönetim kadrolarınıza, sizin kendi planınızda nasıl hazırlanmanız gerektiğini anlatalım mı? 

Yurt dışı fuarlarının maliyetleri yüksektir.

Çoğu fuarın m2 birim maliyeti 300 € nun üzerindedir. 30 m² yer alsanız sadece yer kirası 9.000 € eder.  Üstüne stant, seyahat konaklama giderleri, ürün gönderme, sergileme, geri getirme, katalog broşür, misafir ağırlama derken bir bakmışınız yurt dışında 30 m² bir alanda fuara katılmanın maliyeti 40.000 € ya çıkmış.

Ticaret bakanlığı destekleri manzarayı bir nebze de olsa rahatlatıyor ama şirketinizden ciddi bir bütçe harcanıyor.

40.000 € karşılığında kaç müşteri?

Şirketlerde bütçe sahibi patronlar veya kar/zarar sorumlusu yöneticiler böyle bir maliyetle karşılaştıkları zaman doğal olarak şuna benzer sorular sorarlar?

Bu bütçeyi ne amaçla, ne umutla harcamayı istiyorsunuz? Bir başka deyişle, 40.000 € karşılığında biz bu şirkete ne kazandıracağız? 2-3 yeni müşteriden 6 ayda 20.000 € luk sipariş mi? 5-6 müşteriden 40.000 € luk sipariş mi?

Harcanan rakamlar karşısında beklenen iş hacmi bu kadar küçük olunca doğal olarak şirkette bir gerginlik olur. “Değer mi?” sorusu sorulur. Fuara katılmayı arzu eden her akli selim yönetici de 40.000 € karşılığında en fazla ne elde ederim derdine düşer?

Hazırlıksız gittiğinizde 1m² = 1 ziyaretçi

Fuarcılık sektörünün uluslararası çatı kuruluşu olan UFI, 2010-19 yıllarında, katılımcı memnuniyetini ölçerek, organizatörlere bir takım tavsiyelerde bulunmak niyeti ile dünya çapında 1.100 ayrı fuarda 5 yıl üst üste bir dizi memnuniyet anketi yaptırmış.

Çıkan sonuçlardan 1 tanesi de organizatöre şöyle bir tavsiyede bulunuyor. 100.000 m² fuar yaptıysan, 100.000 tekil ziyaretçinin fuar alanına girmesini sağla… Yani 1 m²’ye 1 ziyaretçi getirmeye çalış… Bu durum katılımcıyı memnun eder.

Bu tavsiyeyi biz kendimize katılımcı olarak yorumlarsak, ne kadar büyük fuara katılırsak katılalım katıldığımız m² kadar ziyaretçiye razıyız gibi bir yorum yapmak mümkündür. Elbette herkes kadar iyi bir stant, herkes kadar iyi bir hazırlık yaparsak.

Yani 30 m² ile katılıyorsak, 30 ziyaretçiye razıyız demektir. Peki bu durumda, daha fazla insanla görüşmek için tek çözüm daha büyük yer mi almaktır?

En fazla kaç kişi ile görüşebilirsiniz?

Sizi yerden, mekandan bağımsız bir hesaba davet ediyorum. Farkında olmayınca kaçırdığımız fırsatlara bakalım:

Var sayalım ki katıldığımız fuar 4 gün sürecek. Varsayalım ki fuar standımızdaki 4 masada, birbirinden bağımsız 4 ayrı toplantı yürütebilecek 4 kişilik bir ekiple fuara katılıyoruz. Şartları zorlayıp da fuar alanında kaldığımız 10 saatlik zaman diliminin içinden, yemek ve kahve molalarını düşersek var sayalım ki 8 saat temiz çalışabildik. Tecrübe ile biliyoruz ki saatte ortalama sadece 2 kaliteli görüşme yapmak mümkündür.

Bu rakamları çarparsak karşımıza şöyle bir manzara çıkar:

4 gün x 4 kişi x 8 saat x 2 görüşme = 256!

256 nedir?

256 zaman dilimidir.

Bu senaryoya göre biz aslında 30 m² alan değil de 256 zaman dilimi satın alıyoruz fuardan! 256 görüşmeyi gerçekleştirmek için 30 m² alanı kullanmayı planlıyoruz…

Bu hesabı yaptıktan sonra, 256 zaman diliminin farkına vardıktan sonra en kritik soruları soralım:

Standa gelmelerini sağlamak için nasıl hazırlanmak gerekir?

Standımızda 256 ziyaretçiyi ağırlamak için ne yapmamız gerekiyor?

256 kişiyi standımızda ağırlamak için fuara nasıl hazırlanmamız gerekiyor?

256 kişiyi standımızda ağırlarken nasıl çalışmamız gerekiyor?

256 kişi arasından sipariş alabileceğimiz, satış, ihracat yapabileceğimiz daha fazla ihracat müşterisi bulmak için fuardan sonra ne yapmamız gerekiyor?

Eğitimlerimizle size fuarda daha çok müşteri için destek olalım mı?

Fuarista Fuara Hazırlık Eğitimlerimizde fuara katılmayı düşünen şirketlere fuardan verim almaları için nasıl hazırlanmaları gerektiğini anlatıyoruz. Yüksek fayda sağlamaları için bakış açısını değiştirmelerini sağlıyoruz. Doğru hazırlık süreçlerini, fuarda doğru çalışma biçimini ve fuardan sonra yapmamız gerekenleri anlatıyoruz.

Davet eden şirketlerin ofislerine gidip, fuara hazırlık süreçlerini yönetecek, fuarda stanta görev alabilecek personele gün boyunca eğitim veriyoruz. Kendi katılım planları üstünden gidiyoruz. Kendi özel senaryolarını konuşuyoruz.

Eğitimlerimizin içeriği hakkında daha fazla bilgi için: Fuarista Fuara Hazırlık Şirkete Özel Eğitim Programları

Daha ekonomik Çözümler arzu edenler için de Fuara Hazırlık Video Eğitimlerini öneriyoruz.

Size uygun bir eğitim programında görüşmek dileğiyle.

Bizi izleyebilirsiniz

Arzu ederseniz aktif olduğumuz platformlardan Linkedin, Facebook, Twitter, Instagram ve Youtube kanallarımızdan birinden veya tümünden haftalık paylaşımlarımızı izleyebilirsiniz. Bizden almak isterseniz, sayfamızın sağ üst bölümünde bulunan e-bülten kutucuğumuza mailinizi kaydedip bültenlerimize üye olabilir arada bir gönderdiğimiz bültenlerimizden makalelerimizi okuyabilirsiniz.

Fuarista e- Bültenimiz hakkında.

Tüm çalışmalarımızı size etkin bir şekilde duyurmak amacıyla da fuarista e-bülten ler gönderiyoruz. Bültenimizi periyodik olarak göndermeyi ve makalelerimizle, eğitim haberlerimizle, sizi bilgilendirmeyi gelecek etkinliklerimiz ile ilgili haberdar etmeyi amaçlıyoruz.

İlk e-mailimizi sizinle paylaşırken, güncel mevzuat olan “Ticari İletişim Ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik” çerçevesinde ticari iletilerin gönderiminde önceden onay alma mecburiyeti olmadığına dair maddeye dayanarak, bu e-mail bülteni kısıtlı sayıda ve ticari iletişim amacıyla gönderiyoruz.  

Ancak iletimizi almak istememeniz durumunda, e-mail bültenimizin gövdesinde en alt bölümdeki “Üyelikten Ayrıl” bölümüne tıklayarak ayrılmanız mümkündür. Ayrıldığınız takdirde, e-mailinizi sistemimize tekrar tekrar eklense dahi siz kendiniz tekrar abone olmadığınız sürece, size bir daha e-bülten göndermeyeceğiz, gönderemeyeceğiz

E-bülten gönderilmelerimiz için Related Marketing Cloud grubunun euromsg altyapısını kullanıyoruz. Gönderim izinlerinizi aynı zamanda İYS İleti Yönetim Sistemi üstünden de denetleyebileceğinizi, KVKK gereği sizi bilgilendiriyoruz.

Gelecek dönemlerde düzenlediğimiz fuarlarımzı daha da başarılı olması dileğiyle.

Mehmet DÜKKANCI

Fuarista

İstanbul 09.10.2022