Fuara Katılım Bütçesi Nasıl Yapılır?

Yer kirasından kastımız, fuar organizatörüne ödediğimiz katılım bedeli, yer kirasıdır. Genellikle organizatörleri yer kiralarken m² başına bir fiyat belirlerler. Fuarın nerde yapıldığı, yerel mi, ulusal mı, uluslararası mı olduğuna bağlı olarak m² birim fiyatları düşük veya yüksek maliyetlerde olabilir. Almayı düşündüğünüz m² ile birim fiyat çarpılınca ortaya katılım bedeli çıkar. Ancak birçok, ulusal ve uluslararası fuar organizatörü yer kirasına ek olarak, İSG giderleri elektrik, temizlik, dijital katalog gibi bir dizi giderleri de talep ediyor olabilir.

Fuar Organizatörleri genellikle sadece boş yer kiralarlar. Yerin üstünde bir stand, bir yapı vermezler. Bazı organizatörler veya genellikle yerel ve son tüketici fuarlarında stand bedeli de fuar kiralama bedeline dahil olabilir. Ancak genellikle stand gideri ayrı belirtilir.

Birçok katılımcı da birbirinin tıpa tıp aynı duran standart standla katılmaktansa, kendi şirketlerini daha iyi ifade edebilecek yapılar ve standlar yaptırmayı tercih ederler. Stand yapan şirketler genellikle organizatörden farklı şirketlerdir. Talep edilen tasarım, içindeki malzeme, büyüklüğü, ihtiyaca belli olarak birbirinden farklı maliyetlerde stand teklifi almanız mümkün olabilir.

Birçok katılımcının ihmal ettiği ama doğru ve gösterişli bir stand yaptırmak kadar eşit öneme sahip yapılması gereken çalışmalardan biri de fuardan önce müşterilerimizi ve müşteri adaylarımızı fuara davet etme çalışmasıdır. Davet çalışmasının birbirinden farklı 10’un üzerinde yöntemi bulunmaktadır. Daha yaratıcı düşünen şirketler için davet etme metodları sonsuz olabilir. Farklı yönetmlerl farklı müşterilerinizi veya müşteri adaylarınızı davet etmeniz mümkün olabilir. Hangi yöntemi seçerseniz seçin davet etme faaliyeti için bir bedel ödemeniz gerekebilir. Örneğin 1.200 müşteri adayınıza bir telefonla ulaşıp fuara davet etmenin de bir zaman, personel gideri vardır. Bu davet çalışmasını ister bünyenizdeki ekiple ister bir çağrı merkezi ile yapın, bu çalışmanın bir maliyeti olacaktır.

Genellikle birçok katılımcımızın iyi yaptığı işlerden biridir. Bu bölümde kastettiğimiz pazarlama iletişim giderleri, fuarda dağıtacağımız katalog, broşür, kartvizitlerin hazırlanması, bastırılması gideridir. Bunu yanı sıra kalem defter, şapka, t-shirt gibi promosyonlar hazırlayacaksanız, tadım paneli yapacaksanız, numune dağıtacaksanız bunların kendilerinin ve lojistik maliyetlerini de bu bölüme analitik olarak yazmanızda fayda vardır.

Şirketler bazen fuara hazırlanırken fuarda sergileyecekleri ürünlerini daha bir özenle hazırlamaktadırlar. İyi de yapmaktadırlar. Çünkü prototip olarak ürettiğiniz bir motor fuar alanında istendiği anda doğru performansla çalışmazsa pazara girme imkânı bile bulamayabilir. Ürünlerin doğru hazırlanması, çalışıp çalışmadığının test edilmesi doğru paketlenmesi, doğru ambalajlanmasının da bir maliyeti vardır. Bu başlığın altına yazmayı unutmayın.

Ürünlerinizi, ürünlerinizi çalıştırmak için destek ekipmanlarını, promosyon malzemelerinizi, fabrikanızdan fuar alanına taşımanızın bir maliyeti vardır. Fuar alanının kapısında kamyondan indirmenin, stand alanına götürmenizin ek maliyetleri de olacaktır. Fuar bitiminde fuar standınızdan dışardaki kamyona taşınması, kamyonun da fabrikanıza gelmesinin de maliyeti vardır. Bu olası maliyetlerin tümünü öngörüp bu başlığın altına yazmak da faydalı olacaktır.

Standınıza farklı profilde müşteriler gelecektir. Kimisi teknik soracak, kimisi fiyat soracak. Kimisi patron soracak, kimisi de networküne +1 yazmak için gelecek… Stand sahibi olarak farklı müşteri profillerinize farklı personellerinizle cevap vermeye hazır olmalısınız. Kendi personelinizin ürünler, teknik konusunda eksiği varsa iç bünyede eksiklikleri tamamlamalarına yardım etmek gerekecek. Ancak kalabalık önünde konuşmak, nezaket kuralları, stress altında iletişim gibi konularda desteğe ihtiyaçları varsa bu eğitimleri de fuar öncesinde tamamlamak fuardaki performansınızı arttırır.

Ürünleri seçtiniz, gönderdiniz. Personelin de fuara gitmesi gerek. Siz ve ekibinizin fuar şehrine ulaşımı, fuar şehrinde konaklaması, fuar şehrinde şehir içi ulaşımı, yemeklerini önceden planlayıp tahmini bir şekilde bütçeye yazmak gerekir.

Fuar günlerinde, fuarın ticaret sahnesinde bir ticari sunum yapmanız size fayda sağlar mı? Nasıl bir fayda? Ya da bu ticari sunumları üst üste fuar standınızın içinde mi yapmanız daha doğru olur? Peki bir ünlü sanatçıyı veya siyasetçiyi 2 saatliğine standınızda ağırlamak size fayda getirir mi? Gelen misafirlerinizi akşam yemeğine götürecek misiniz? Kaç akşam? Kaç kişilik yemekler? Nerede? Tüm bu maliyetleri de bu başlığın altına yazmakta fayda var.

Fuar bitip herkes fuardan döndükten sonra, fuarda tanışmış olduğunuz yeni veya eski ziyaretçilerinizi arayıp, teşekkür etmek gerekir. Devamında da satış amaçlı, ihtiyaç analizi, ürün analizi gibi sebeplerle ziyaret etmek, veya size davet etmek gerekir. Bu çalışmanın bir kısmı fuar bütçesine yazılabilir. Bir kısmı da olağan satış ve pazarlama bütçesinde değerlendirilebilir.

Son olarak da fuar bütçesine giderin dışında bir de gider yazmanız mümkün olabilir. Yurt içi fuarlarında KOSGEB yurt dışı Fuarlarınızda da Ekonomi Bakanlığından bir dizi teşviklerden yararlanmanız mümkün olabilir. Fuarınızın yerine, şirketinizin yapısına bağlı olarak bazı desteklerden yararlanabilirsiniz.

3 Saatlik Fuara Hazırlık Temel Eğitimi
70 Video Ders | 7 Aşama

6 Saatlik Fuara Hazırlık Kapsamlı Eğitimi
101 Video Ders | 7 Aşama

9 Saatlik Fuara Hazırlık Detaylı Eğitimi
143 Video Ders | 7 Aşama