Fuar Katılım Ücretleri ve Değerleri

Müdür! Nedir bu fuar fiyatları? Bu fuarcılar bizi kazıklıyor mu? Neden fuarların m² birim fiyatları aynı değil? Neden sektörden sektöre fuarların m² birim fiyatları farklı? Neden fuarlarda standart bir fiyat yok? Bu kadar çok fuar arasında hangi fuar hakikaten normal fiyattan satılıyor? Bu fiyatın bir normali var mı? Fuar Katılım Ücretleri ve Değerleri nası değerlendirilir? Hangi fuar ucuz, hangi fuar pahallıdır?

Kaybettiğim Katılımcım!

Yıllar önce, düzenlediğim bir fuarda müşterilerimin bir kısmını kendim de ziyaret edip birebir fuar yeri satışı yapıyor ve sektörün nabzını tutuyordum. Katılmaya meyilli, katılma konusunda hevesli bir fuar katılımcısı adayı şirket yetkilisi ile yer beğendik, sözleşme aşamasına geldik. Bizim fuar katılım ücretleri m² birim fiyatımız 100 € + KDV. Katılımcı adayı: “Hayır! Siz beni kazıklıyorsunuz. Geçen yıl katıldığım, bölgemizin başka bir fuarında m² birim fiyatını 60 € dan yazmışlardı. Buyurun sözleşmesi. Sizin gerçek fiyatınız 60€. Bana 60 € dan satmanızı istiyorum!“ dedi.

Uzun lafın kısası 1 haftalık pazarlıktan sonra biz 100 € dan aşağıya inmedik. Müşteri adayımız bizi anlamamak için kulaklarını tıkadı ve 60€ da ısrar etti. Böylece birbirimizi kaybettik. Müşterimiz fuara katılma fırsatını kaybetti, biz de bir müşteriyi daha fuara katarak ziyaretçilerimize bir fazla şirket gösterme şansını kaybettik.

Fuar Katılım Bedelleri

Sonraki yıllar benzer muhabbetleri çok yaşadım. Çünkü fuarların fiyatları birbirinden farklıdır.  

Antalya’da katıldığımız fuarın m² birim fiyatı 400 TL, İstanbul’daki fuarın birim fiyatı 1.000 TL, Ankara’daki fuarın fiyatı 800 TL olabilir. İstanbul’da katıldığınız bir fuarın m² birim fiyatı 500 € Dubai’de katıldığınız bir başka fuarın birim fiyatı 1.150 € olabilir.

Bu normaldir.

Bu fuarların fiyatları neden aynı değil?

Her bir fuarın niteliği farklıdır. Düzenlendiği salon farklıdır. Hedeflediği ziyaretçi kitlesi farklıdır. Sektörü farklıdır. Sektörün ihtiyacı farklıdır. Organizatörü farklıdır. Personeli farklıdır.

Tüm bu değişkenlere maliyet gözü ile bir bakalım:

Fuar düzenleme maliyetinin ana kalemleri

Bir fuar organizatörünün fuar düzenleme maliyetlerini çok ana hatlarıyla 5 ayrı kategoride gruplayabiliriz.

1- Salon Kirası ve Giderleri

Fuarın düzenlendiği salonların sahipleri olan kurumlar, şirketler bir bedel karşılığında salonlarını organizatörlere kiralarlar. Bu çıplak bedel örneğin 100.000 € düzeyindeyse, bunun üzerine, ısıtma, soğutma, havalandırma, elektrik, tuvalet, temizlik, atık bertaraf, su, basınçlı hava, internet ve Telekom giderleri gibi maliyetler eklenir.

Fuarın düzenlendiği şehir, iklim, salon sahibinin fiyat politikalarına göre bu rakamlar birbirinden çok farklı olabilir.

2- Fuar Operasyon Giderleri

Organizatör çıplak salonu 12 ay hatta 18 ay önce kiraladıktan sonra fuara yakın zamanda deyim yerindeyse giydirir. Bu giydirme maliyetlerinin içine organizatörün döşediği halılar, yaptırdığı stantlar, koridor ve ortak alan temizliği, güvenlik, yaka kartları, yaka ipleri, ziyaretçi kayıt sistemi ve personeli giderleri, fuar alanında çalışan geçici personel giderleri, iş sağlığı ve güvenliği giderleri, kiralanan ses, ışık sistemleri, internet yayın sistemleri gibi hizmetleri sayabiliriz.

Fuarın düzenlendiği salonun teknik yeterliliği, fuar organizatörünün, fuar sektörünün talepleri örtüşmediği durumlarda organizatör daha büyük rakamlarla harcama yapmak zorunda kalabilir. Fuarın düzenlendiği şehir ve ülkeye göre bu giderler birbirinden tamamen farklı olabilir.

3- Tanıtım, Davet ve Pazarlama Giderleri

Bir fuarın düzenlenmesinin amacı sektörden yeni müşterilerle tanışmaktır. Dolayısıyla fuar organizatörleri sektörden alıcı konumundaki daha fazla insanı fuar alanına getirtebilmek için, reklam, duyuru, tanıtım, davet çalışmaları düzenler.

Gelecek ziyaretçilerin karşısına daha fazla katılımcı çıkartabilmek için de fuara daha fazla şirketin katılmasını sağlamak için de reklam ve tanıtım giderleri harcamak zorundadır.

Tahmin edersiniz ki, fuarımıza beklediğimiz katılımcı sadece Antalya’daki şirketlerse daha az bir maliyet, Amerika’dan, Almanya’dan İtalya’dan, Hollanda’dan katılımcı ve ziyaretçi beklerseniz de yurt dışına yönelik daha yüksek bütçelerle reklam tanıtım ve davet çalışması yapmak zorundadır.

4- Şirketin Genel Gideri

Her şirketin genel gideri birbirinden farklıdır. İstanbul’un en işlek bölgelerinde bir plazanın maliyeti ile İzmir’in sakin bir bölgesindeki ofis maliyeti bir olabilir mi? Her şirketin insan kaynakları politikaları da birbirinden farklıdır. Kimi şirketler iyi üniversitelerin, iyi bölümlerinden, 1-2 dil bilen yüksek maaşlı personeli satış, pazarlama ve proje yönetiminde çalıştırırken, kimi şirket te düşük maaşlarla personel çalıştırmak zorunda kalabilir. Kimi organizatörler yabancı sermaye kökenli olup mecburen üst yönetiminde yabancı yöneticiler çalıştırmak zorunda olabilir.

Fuar organizatör şirketlerinin genel giderlerinin de birbirinden farklı olabileceğini tahmin etmek zor değildir.

5- Organizatörün kar beklentisi

Her fuar organizasyon şirketinin farklı bir kar beklentisi vardır.

Bu 5 temel gider kalemine baktığınız zaman her bir fuarın maliyetinin birbirinden farklı olabileceğini tahmin etmek bir işletme sahibi için zor değildir. Katılmayı düşündüğünüz fuarları sadece m2 birim fiyatları ile ucuz veya pahallı diye ayırmak çok yanlış bir yaklaşım olur.

Fuar Katılım Ücretleri ve Değerleri Kavramları

Neden Kazıklandığımızı Hissederiz? Fuar Katılım Ücretleri ve Değerleri birbirinden iki farklı kavramdır. Bir fuarın m² birim fiyatı bir giderdir. Ancak önemli olan bu fiyat karşılığında bizim o fuarın m² birim fiyatına ne değer biçtiğimizdir. Yani fuarın m² birim fiyatına ödediğimiz fiyatla satınaldığımız değer aynı mıdır?

Çok basit bir denklemle anlatmaya çalışalım.

Pahalı Fiyat

Eğer katılacağımız fuar m² birim fiyatına 200 € ödüyorsak ve karşılığında sadece 2 ziyaretçi ile görüşme ihtimalimiz varsa ve sonuçta 300 € luk bir ticaret elde edeceksek bize pahalı gelebilir.  

Ziyaretçi maliyeti: 200 € m²/ 2 kişi = 100 €

İş hacmi ihtimali 300 € / 2 kişi = 150 €

Mantıklı Fiyat

Ancak katılacağımız fuar m² birim fiyatına 300 € ödüyorsak ve karşılığında 10 ziyaretçi ile görüşme ihtimalimiz varsa ve sonuçta 2.000 € luk bir ticaret elde edeceksek bize mantıklı gelebilir.

Ziyaretçi maliyeti: 300 € m²/ 10 kişi = 30 € 

İş hacmi ihtimali 2.000 € / 10 kişi = 200 €

Son derece Cazip Fiyat

Hatta bazen de katılacağımız fuar m² birim fiyatına 1.000 € ödeyelim ama karşılığında 50 ziyaretçi ile görüşme ihtimalimiz olmasını ve sonuçta 6.000 € luk bir ticaret elde elde edebileceğimiz son derece çok cazip bir fuara katılmayı önceki fuarlardan tercih edebiliriz.

Ziyaretçi maliyeti: 1.000 € m²/ 50 kişi = 20 €

İş hacmi ihtimali 6.000 € / 20 kişi = 300 €

Eğer bir fuar bizim için faydalıysa, fuardan olumlu sonuçlar aldıysak fiyatı ne olursa olsun, bu fuar bizim gözümüzde değerlidir. Tam tersini de düşünebiliriz.

Bir fuar yeniyse ilk defa düzenlenecekse veya biz ilk defa katılacaksak geçmiş bir deneyimimiz yoksa, değer biçmekte zorlanabiliriz.

Kazıklanmamak için ne yapmak gerekir?

Bir fuarda kazıklanmamak için çözüm fuar organizatörü ile kıran kırana fiyat pazarlığı yapmak değildir! İyi fuarlar zaten fiyat pazarlığına yanaşmaz bile!

Çözüm katıldığımız fuarda, harcadığımız gider, bütçe karşılığında fuara çok iyi hazırlanıp, fuarda çok insanla görüşebilmek tir. Fuar sonrası da fuarda görüştüklerimizi sıcağı sıcağına takip edip, satışa çevirmek için takip etmektir.

Bakınız: Satış Yapmak İçin Fuara Nasıl Hazırlanmak Gerekir?

Bakınız: Fuara Müşterilerimizi Davet Etmenin En Yaygın Yöntemleri Nedir?

Bakınız: Fuardan Sonra Kendimizi Ziyaretçiye Nasıl Hatırlatabiliriz?

Doğru Şekilde Hazırlanmanıza Yardım Ediyoruz

Bir fuar katılımı uzun soluklu, en az 6 aylık bir maraton koşusu gibidir! 4 günlük bir 100 m koşusu gibi değildir. Fuarda standınıza bol ziyaretçi çekmek, bu ziyaretçilerden sipariş almak, satış elde etmek için; çok yönlü düşünmek, uzun vadeli doğru bir plan çerçevesinde hem iç hem de dış kaynaklarımızı kullanarak hazırlanmak gerekir.

Fuarista Fuara Hazırlık Video Eğitimleri

Makalemizin faydalı olduğunu ve sizi aydınlattığını düşünüyorsanız, daha fazla bilgi arıyorsanız, fuar katılımcılarına yönelik olarak hazırladığımız video eğitimlerimizden birisi ile devam edebilirsiniz.

Fuara hazırlık süreci ile ilgili hazırladığımız video eğitimlerden birini satın alıp hemen izlemeye başlayabilirsiniz.

3 Saatlik Fuara Hazırlık Temel Eğitimi
70 Video Ders | 7 Aşama

6 Saatlik Fuara Hazırlık Kapsamlı Eğitimi
71 Video Ders | 7 Aşama

9 Saatlik Fuara Hazırlık Detaylı Eğitimi
143 Video Ders | 7 Aşama

Daha güzel bir fuar deneyimi, fuardan yüksek verim almak, fuarda standınıza bol ziyaretçi çekmek, bu ziyaretçiler arasından da gerçek müşteriler bulmanız için, nasıl bir çalışma yapmanız gerektiğini Fuarista Eğitimlerinde anlatıyoruz, bloğumuzda yazıyoruz ve arzu eden şirketlere birebir destek vermek için danışmanlık hizmeti sunuyoruz.

İhtiyacınız varsa yazın, arayın, size destek olalım

Aktif olduğumuz platformlardan Linkedin, Facebook, Twitter, Instagram ve Youtube kanallarımızdan birinden veya tümünden haftalık paylaşımlarımızı izleyebilirsiniz.

Fuarlardaki başarınıza katkımızın olması dileğiyle!

Mehmet DÜKKANCI

İstanbul, 13.12.2019