Öncelikle fuar organizatörünün dünyasında bakalım. Fuar gibi ciddi bir işle uğraşan fuar organizatörleri tek tip değildir. Yerel fuar, ulusal fuar, bölgesel fuar, uluslararası fuar, sektörel ihtisas fuarı, genel fuar, gibi çeşitli kavramlar var. Nasıl bir fuar düzenleyeceğiz? Ya da başkasının Dubai, Frankfurt, Moskova gibi yurt dışı şehirlerinde düzenlediği fuara, Türkiye’den ihracatçı şirketleri mi götüreceğiz? Nasıl götüreceğiz? Ticaret Bakanlığının destekleri kapsamında Milli Katılım bünyesinde mi, bireysel katılımla mı?

Fuar düzenleyeceğim dediğiniz zaman karşınıza bir mevzuat çıkıyor. Fuar nasıl düzenlenir konusunda bilgisi, deneyimi olsa da, öyle her isteyen fuar düzenleyemiyor. Önce bir fuar organizasyon şirketi kurmanız gerekir. Mevzuatta fuar organizatörü olmak için aranan şartlar açık açık yazıyor. Sonra başvurular, yetki belgesi, harçlar, yeminli mali müşavir raporları, cezalar. Dikkat etmek gerek! Yurt dışı fuarlarına milli katılım düzenleme hevesiniz varsa işiniz daha da zor. O mevzuat apayrı. Milyon dolar teminat göstererek başlamak gerekir. Tabii ki teşvikler, destekler de var. Ama işi doğru yapana. Kısacası uymanız gereken sizi denetleyen bir mevzuat var.

Aklınıza muhteşem kimsenin henüz keşfedemediği bir fuar fikri geldiyse harika. İyi de bu fikri iyi düşündünüz mü? Sizi heyecanlandıran fuar fikrinizde, hangi satıcı ile hangi alıcıyı buluşturmaya heveslendiniz? Peki aklınızdan geçen satıcıların “ihtiyaçlarını” biliyor musunuz? Peki ya aklınızdan geçen alıcıların “ihtiyaçlarını” biliyor musunuz? Bu iki taraf sizin heyecanla hayal ettiğiniz gibi bir ortamda buluşmayı gerçekten ister mi? Neden istemesin ki? Neden istesin ki? Sizin bu fuar fikriniz bazı şirketlere çare olurken bazı şirketlere de “dert” olmasın sakın? “Ben rakibimle yan yana olmak istemem! Fuara katılırsam, benim standıma gelen müşterim, ya rakibin standına da giderse? Ya ben müşterimi kaybedersem?” diye düşünür mü? Sizi heyecanlandıran, fuar fikrinizi etraflıca bir stratejik plan çerçevesinde ele aldınız mı? Sizce bu heyecanlı fikrinizi kaç günde yazabilirsiniz? Kaç sayfada yazabilirsiniz?

Hadi diyelim ki harika fikrinizi oturup 2 gecede yazdınız. Sektörden 8-10 kişiden de fikir almak gerekir di mi? Fikri müzakere etmek gerekir di mi? Sizce kaç gün sürer ?

Hadi diyelim ki harika fikrinizi aklınızda netleştirdiniz. Önce neyi, sonra neyi yapmanız gerekiyor? Sonra neyi yapmanız gerekiyor? Hangi işler paralel yapabilirsiniz? Hangi işleri hangi sıralama ile yapmanız gerekir? sadece başlıkları ile bile olsa, çok ayrıntıya girmeseniz bile sizce iş planınız kaç sayfa sürer? 1 sayfa? 2 sayfa? 5 sayfa? 10 Sayfa? 20 Sayfa?

Sizce bu iş planınızı ne kadar zamanda yazabilirsiniz?  Ne kadar zamanda kiminle müzakere edebilirsiniz?

Yapacağınız fuarın konusu belliyse, fuarınızın bir markası olmalı. Fuarın markası “çiçek, çiçek soğanları, çiçek saksıları, çiçek gübreleri, çiçek dünyası” gibi uzun bir tamlama dizisi olamaz. Söylemesi kolay, anlaması kolay, aklıda kalıcı bir kelime olması gerekir. Sonra bunu renklerle şekillerle bir logo ve logotype şeklinde canlandırmalısınız. Gören hemen anlatmak istediğinizi anlamalı. Öyle ya bu isim fuarınızın web sayfa adı olacak. Bu logo belki yanında bir de tema, tüm fuarınızın afişinde, kataloğunda yüzden fazla fuarla ilgili baskılı dijital yüzeyinde olacak Fuarınızın bir markası, bir kurumsal kimliği olmalı. Sizce kaç gecede kaç mesaide fuarınızın markasını hazırlayabilirsiniz?

Her fuar bir projedir. Projenin kapsamı, zamanı, insan kaynakları, kalitesi, gibi kısıtları var. Başlangıç aşaması, planlama aşaması, başlangıç toplantısı, sonra da icrası var. Üstelik çok keskin uzatamayacağınız bir bitiş tarihi var. Fuarın web sitesini “yetişmedi pardon!” diyererek, fuar bittikten 1 ay sonra  açmanız mümkün mü? En az fuardan 10 ay öncesinde siteniz güncellemiş olması gerekir. Dolayısıyla fuar projenizi planlarken, neyin ne ile paralel, hangi işin hangi işten neden önce yapılacağını, kimin yapacağını, ne bütçe, ne kalitede yapacağını planlamanız gerekiyor.

Fuarın Projesini planlamak ne kadar sürenizi alır? Öyle 2 saatlik iş mi hakikaten?

Fuarda ne satılır? m² satılır, sponsorluk satılır, reklam satılır, ticari sunum satılır. Aslında bu satılan ürünler katılımcının beklentisi oranında yüksek fiyatlı veya düşük fiyatlıdır. Nasıl bir fuar yaparsanız müşteriniz “m² si 5.000 TL olsun, bize de 100 m2 ayırın” der? Fuarın m² si nasıl fiyatlanır? Ürün nasıl ambalajlanır? Ürünü satmak için satış söylemimiz nedir? Hikayemiz nedir? Ürünü satış temsilcileri katılımcılara nasıl anlatacaklar? Fuarda satılan ürünlerimizin de bir ürün yönetim politikası olmalı. Bu ürün yönetimini planlamanız ne kadar zaman alır sizce?

Düzenlediğimiz fuar bir sektörün şirketlerini, örgütlüyseler paydaşlarını etkileyebilir. Olumlu anlamda da, olumsuz anlamda da. Bazı fuarlarda sektörün STK’larının lider, hatta partner konumunda görebiliyoruz. Öyle ki bazen bu STK’ları fuarı öyle bir sahiplenirler ki, fuar organizatörü taşeron gibi kalır, hatta taşerondan mutsuz olduklarında, başka taşerona verirler, sonrasında beğenmezler STK’lar kendi fuar şirketlerini de kurarlar. Bazen ise işin doğasına aykırı düştüğü için sektör STK’ları hem fuarın içinde söz sahibi hem de tamamen dışında kalmayı tercih ederler. Sektörünüz her ne ise, bir hatta birkaç STK, Birlik, Oda, Bölge, Borsa, Meslek odası, Esnaf odası hatta bakanlık dair başkanlığı, genel müdürlüğü ile yan yana birlikte yürümeniz gerekebilir. Fuarın paydaşlarını nasıl yönetmeniz gerekir?

Bu fuarda kim kiminle buluşuyor? Satıcılarınız, yani katılımcılarınız kimler? Satıcınızın karşısında görmek istediği alıcılarınızı doğru tanıdığınızdan, doğru tanımladığınızdan emin misiniz? Fuara katılan satıcı gruplarınızı iyi tanıdığınızdan emin misiniz? Karşılarında ne profilde alıcıları ziyaretçi olarak görmek isterler? Peki alıcı konumundaki ziyaretçileri tanıyor musunuz? Ziyaretçiniz fuara niye gelsin ki? Fuarda ne bulacak ki? Alıcı konumundaki fuarcıları fuara getirecek, fuara gelmelerini sağlayacak, hangi dertlerine deva oluyoruz? Bu kadar çetrefilli bir soruya ne kadar zamanda cevap bulabiliriz? 2 gece rüyaya yatmak yeter mi?

“Ne var ki bütçe yapmakta? Çok kolay” diyeceksiniz. “Tüm masrafları alt alta koyup ne kadar harcamanız gerekeceğinizi bulacaksınız”. Peki hedeflediğiniz 5.000 yabancı ziyaretçinin fuarınıza katılan 200 katılımcı şirketin standına girmelerini sağlamak için, kaç para harcamanız gerekecek? 200 katılımcıya kaç m² yi ne fiyatla satmanız gerekiyor? Kaç m² yi ne fiyatla satarsanız kar edebilirsiniz? Bu kadar m²’yi gönlünüzden geçen fiyata satabilecek misiniz? İlk yılınızda size zarar ettirmeyecek fuar bütçesini nasıl yaparsınız?

Diyelim ki kar edebileceğiniz bir bütçe yaptınız. Koyduğunuz m² birim fiyatları da makul. Ürün de belli. Satış hikâyeniz de belli. 200 katılımcı şirketin tümü ile bir akşam yemeğinde buluşup 200 sözleşmeyi bir akşamda alabilir misiniz? Ah ah ne güzel olurdu! Hayali bile çok güzel! Peki 200 müşterinin fuara katılmasını sağlamak için tek satışçınız varsa o da siz iseniz, kaç gün çalışmanız gerekir? Yıl zaten 365 gün, düşün hafta sonlarını , kaldı size 261 gün. 200 firmayı fuara katmak için, bu süre yeter mi sizce? Her ziyaret edeceğiniz şirket hemen tamam diyecek mi? 1 katılımcının fuara katılımını sağlamak için kaç gün harcıyorsunuz? 200 firmayı fuara katmak için kaç şirket gezmeniz gerekir? 300? 400? Fuara kaç mesai gün kaldı? Sektördeki 500 firmaya dokunabilmek için kaç kişilik bir satış ekibine ihtiyacınız var? Bu ekibi nasıl eğitmeniz, nasıl yönetmeniz gerekecek?

Fuarı katılımcı şirketlere satabilmek ve alım yapacak ziyaretçileri fuara gelmelerini sağlamak için ciddi bir pazarlama eforu sarf etmeniz gerekiyor. Baskılı işler, web sitesi, e-mail bülten, mesaj bülten, sosyal medya, sosyal ve dijital reklam, alım heyetleri, ziyaretçi ajansları, gibi konulara alt alta koyduğunuzda yapmanız gereken dağ gibi bir işiniz var. Ne zaman planlayacaksınız? Ne zaman başlayacaksınız? Kim, ne zaman, ne bütçe ile, kimin yönetiminde, ne söyleyerek, nasıl yapacak? Günün sonunda amaç, çok güzel reklam görselleriyle şehrinizin caddesinde görünmek değil, çok havalı aktivitelerle kendinizden bahsettirmek hiç değil. Amaç katılımcı şirketlerinizin stantlarına bekledikleri ziyaretçinin gelmesini sağlamak. Ne kadar zamanda planlarsınız, ne kadar zamanda kime yaptırırsınız? Yapığınızın doğruluğundan nasıl emin olursunuz?

Pazarlama planınız muhteşem olabilir ama ileteceğiniz mesaj nedir? Peki herkese aynı mesajı mı vereceksiniz? Türk katılımcılarınız ihracat müşterisi isterken, yabancı katılımcılarınız fuarınızda yerli ithalatçı ile tanışmak isteyecektir.  Her ikisi için de farklı pazarlama planları yaparken, her ikisine de aynı fuar için farklı içerikler söylemeniz gerekir. Peki kim söyleyecek siz organize eden fuarcı mı? Fuarın ziyaretçilerinin gözünde, siz organizatör Sarı Çizmeli Fuarcı Mehmet Ağanın daveti mi önemli, yoksa yılda 24 konteyner mal aldığı katılımcı Hasan beyin daveti mi önemli? Öyleyse fuarınıza hedef kitle ziyaretçilerinizi davet etmek için kim, kime, ne zaman, nerde, nasıl, ne söyleyecek?

Varsayalım ki elinizde harika bir ekip ve harika pazarlama iletişim araçları var. Peki katılımcınız da ziyaretçiniz de fuarın basında görünmesini istiyor. Hem Yurt dışı sektör dergilerinde görünmeniz gerekiyor, hem de ülkemizdeki ekonomi haberlerinde görünmeniz gerekiyor. Mesaj içeriklerinizi belirlediniz ama onlarca Yurt dışı, yüzlerce yurt içi medya aracıyla mesajınızı nasıl yayacaksınız?  Yüzlerce yayına kim nasıl ulaşacak? Kim yapacak bu işi?

200 şirkete satış yapmak için 500 şirketi ziyaret etmeniz gerekecek demiştik. Hangi 500 şirket? Elinizde veri var mı? Nerden buldunuz? Mail gönderme izni aldınız mı? SMS gönderebilir misiniz? İYS ye kayıt oldunuz mu? KVKK diye bir mevzuat çıktı. VERBİS kaydı diyorlar. Bu işin cezalarından bahsediyorlar. Bu verilerinizi nerede tutuyorsunuz? Nasıl yönetiyorsunuz? Veriyi izinli bir şekilde nasıl elde edersiniz? Veri yönetimini kime emanet edeceksiniz? Ne kadar zamanda yapacaklar?

Diyelim ki herşey umduğunuz gibi geçti. 200’e yakın katılımcı şirkete yer satabildiniz ve büyük bir keyifle fuarınızı kurmaya hazırlamaya başlıyorsunuz. 16 ay önce çıplak bir bina olarak kiralamış olduğunuz fuar merkezini bir fuar alanına çevirebilmek için belki 35- 40 arası farklı tedarikçiden çeşitli konularda hizmet almanız gerekiyor. Stand yapımı, halısı, temizliği, güvenliği, kapı kaydı, ambülansı, çiçekçisi, yemekçisi, elektrikçisi…. Üstelik 200 ayrı standı, 200 ayrı dükkânı hızlıca, hatasız, kazasız, belasız 3 gün 2 gece içinde kurmanız gerekiyor… Fuar satışları devam ederken sizin de paralelde fuara 4 ay kala fuarın Operasyonunu planlamanız ve yönetmeye başlamanız gerekiyor. Fuar operasyonunuzu kim yapacak?

Fuarın kendisini kurarken, fuara katılan şirketlerin elektrik, su, basınçlı hava, otopark kartı, yaka kartı gibi basit ihtiyaçlarını organizatör olarak çözmeniz gerekir. Operasyon bu tarafa baksa işler yürümez. İşleri yürütmeye kalsa müşteri çileden çıkar. Fuar katılımcılarınıza hizmet eden bir muhatap bir ekip gerek. Kim yapacak? Nasıl hazırlanması gerekir?

Fuarımızı renklendirmek için ülkemizde âdettendir, sektörün bakanı davet edilir, sektörün dernekleri, paydaşları, mülki amirler davet edilir. Bir açılış töreni organize edilir. Konuşma sırası, oturma düzeni kırmızı kurdelesi, makası, fotoğrafı videosu… Açılışın yanısıra, severiz fuar konferanslarını, panellerini. Hele hele halka yönelik misal kitap fuarıysa bayılırız yazar söyleşilerine. Severiz ticari fuarların ticaret sunumlarını. İstanbul’daki fuarda bir de tekne gezisi olsa, kaçırmayız. Her fuarın içinde fuara renk katan etkinlikler vardır. Bazısı olmazsa olmazdır, bazısı da olursa çok güzeldir. Koca bir etkinliğin içinde etkinlik düzenlemekten bahsediyoruz. Hangi bütçe ile kim düzenleyecek?

Enerjisi, bu kadar yüksek bir işi kimler yapacak? Kaç kişilik nasıl bir ekip kurmamız gerekir? Ekipteki roller ne olmalı? Pazarlama yöneticileri nasıl olmalı? Satış yöneticileri nasıl olmalı? Operasyon yöneticileri nasıl olmalı?  Bu fuarın lideri nasıl olmalı? Nasıl bir ekiple çalışmalıyız? Bizim teyze oğlunu, amca oğlunu yanımıza alsak yetiştirsek olur mu? Ne maaş, ne sosyla haklar vermemiz gerekir böyle bir ekibe.

Enerjisi, bu kadar yüksek bir işi kimler yapacak? Kaç kişilik nasıl bir ekip kurmamız gerekir? Ekipteki roller ne olmalı? Pazarlama yöneticileri nasıl olmalı? Satış yöneticileri nasıl olmalı? Operasyon Koskoca fuarcılık şirketi kurmuşuz. Niyet yılda çok çok fuar yapmak. Her yıl yeni bir fuar açmak… Şaka bir tarafa da bu fuarın proje yönetimi farklı, proje bütçesinin yönetimi farklı. Muhasebeyi, finansı, serketeri, çaycıyı, temizlik ekibini, genel gideri konuşmadık. Hangi plazada olmalı prestijli ofisimiz? Pandemi modasına uyup da ofissiz, uzaktan yürür mü bu işler? Fuarcılık şirketimizi nasıl yöneteceğiz? Fuar şirketi nasıl yönetilir?