Sanal Fuar Ne Kadar Sanal?

İlk etapta dışardan bakınca son derece anlamlı bir hamle gibi görünse de, 17 yıldır farklı şirketlerde, farklı sektörlerde, hem profesyonel yönetici, hem patron, hem de danışman kimliği ile çalışan biri olarak, ister istemez aklıma onlarca soru geldi.

Diğer yandan, sanal fuar açıklamasından sonra, sosyal medyada, basında, çeşitli fuar organizatörlerden veya yazılım geliştiren şirketlerden veya dış ticaret portallarından “Sanal Fuar” üzerine açıklamalar, anonslar, reklamlar geldi!

Internette buluduğum haberlerin peşine düştüm. Bir kısmı ile telefonda uzun ve açıklayıcı görüşmelerim oldu. İşlerini anlatanlara çok teşekkür ederim. Değerli görüşler, bilgiler aldım. Ufkum gelişti. Bir kısmı ise henüz kayda değer bir görüşme yapamadım. Yoğun iş gündemlerinden dolayı zaman ayıramadılar henüz. Saygıyla karşılıyorum. Fırsatları olur da bu yazıdan sonra ararlarsa seve seve dinlemek isterim.

Fuar katılımcısı, fuar organizatörü ve sanal fuar yazılımcıları ile sanal fuar konusu konuşuldukça, bir hayli başlıkta bol bol soru gündeme geldi.  Sanal fuar konusunda büyük bir heyecanın yaşandığı bu dönemde bu soruların, bu düşüncelerin bir kısmını bu yazımda paylaşma ihtiyacını hissettim.

Bir düşünce sistematiği geliştirmek için faydalı olması iyi niyeti ile bu düşünceleri, bu soruları yazıyorum. Derdim kimseyi eleştirmek değil. Gerçek fuarlarda buluşamadığımız bu günlerde sanal fuarlarla da olsa ticaretin gelişmesine katkıda bulunmak için güvenilir, işe yarayan, ticareti kolaylaştırma işine yarayan sanal fuarların düzenlenmesine katkıda bulunmak amacıyla yazıyorum.

Sanal Fuardan ne anlıyoruz?

Öncelikle, sanal fuarlardan ne anladığımızı irdelemek istiyorum. Çünkü “Sanal Fuar” ifadesinde farklı kişilerin farklı içerikleri farklı anladığını ve bunun da bir kafa karışıklığı yarattığını hissediyorum.

[Tweet 'Sanal fuar lafından ne anlıyoruz? Sanal fuar konusunda kişilerin konuyu farklı şekilde anladığını ve bunun da bir kafa karışıklığı yarattığını hissediyorum.']

Son 2 haftadır (10 Nisan -24 Nisan 2020) tarihleri arasında görüşmelerimden ortaya şu şekilde tarifler çıktığını gözlemledim.

1. Alanla satanı buluşturan online kataloglar

Bir grup insan, Sanal Fuar derken aslında alıcının ve satanın buluştuğu bir online katalogu kastediyor. 365 gün, 24 saat açık. Katılımcı olarak şirket iletişim bilgilerinizi, şirket tanıtımınızı, markanızı, ürünlerinizin fotoğraflarını, kataloglarını videosunu platforma yüklüyorsunuz. Sizi merak eden web sitenize tıklayıp sizi buluyor.

2. Alanla satanı buluşturan online ticaret platformları

Bazı insanlar da üstteki tarife ek olarak bu portallarda veya ticaret platformlarında, yazışabiliyor. Birbirine chat veya mail gibi bir ortamda bilgi gönderiyor. Teklif istiyor, Pazarlık ediyor. İşi bağlıyor. Sistem 365 gün, 24 saat kullanıma açık.

3. Yapay Zeka Destekli Eşleştirme Platformları

Üstteki tarife ek olarak bazı platformlara kaydolurken, platform size ne sattığınızı, alıcıya da ne aradığını soruyor. Siz sisteme kaydolduktan sonra sizi otomatik eşleştiriyor. Örneğin bir ziyaretçi “bardak” satın almak için sisteme kaydolduktan sonra karşısına çıkan ilk ekranda su bardağı satıcılarını görebiliyor. Hatta ve hatta hemen ilgili satıcı ile buluşma ayarlamayı bile teklif ediyorlar. Sistem 365 gün, 24 saat kullanıma açık.

4. Gerçek Zamanlı Sanal Buluşmalar

Son tarife ek olarak, alanla satanın aynı anda, bilgisayar başında beklediği ve dijital ziyaretçinin belirli bir takvim dahilinde sanal standı ziyaret ettiği, dolayısıyla başlangıç ve bitiş günleri ve çalışma saatleri önceden belirlenmiş, buluşmaların gerçekleştirildiği online ticari Fuarları buluşmalar. Bu buluşmalarda yukardaki tariflere ek olarak, siz alıcı olarak, ne satın almak istediğinizi belirterek sisteme kaydolduğunuzda size önerilen şirketlerin yetkilileri ile, chat, telefon görüşmesi hatta video görüşmesi, video konferans bile yapabiliyorsunuz. İster evden, ister ofisten.

5. 3D Gerçek Zamanlı Sanal Buluşmalar

Video konferans görüşmelerin çok yaygın olmadığı dönemlerde bu sanal buluşmalarda siz ziyaretçi olarak bir avatar seçiyorsunuz, dijital bir kişilik oluşturuyorsunuz. Katılımcı da dijital standın içinde sizi dijital olarak ağırlıyor. Şirketin yüklediği videoları, katalogları görebiliyorsunuz, bir chat veya ses ortamında da sohbet edebiliyorsunuz.

Ortak Özellikler

Tüm bu çözümlere baktığımızda hepsinin ortak özelliklerini şu başlıklarla gözlemleyebiliyoruz:

1. Dijital Cihazlarda Çalışıyorlar

Bilgisayar, tablet, Cep telefonu gibi sanal ortamlarda çalışıyorlar.

2. Özel Yazılım, Özel Platform

Özel bir yazılım şirketinin geliştirdiği kendisine has farklı bir platformunda bu fuar hizmeti veriliyor. Yani birileri bu sistemi yazmak için muhtemelen binlerce saat düşünmüş, yazılımcı çalıştırmış, denemiş, emek, zaman, sermaye harcamış.

3. Yazılım Şirketi

Bu emeği, bu zamanı, bu sermayeyi bu işe harcayan bu yatırımı yapan bir yazılım evi, bir şirket var.  Doğal olarak bu şirket de bu işin içinden bir para kazanmak isteyecek. Yatırımın geri dönüşünü arayacak.

4. Sanal Fuar Organizatörü

İşte durum bu noktada çeşitleniyor:

Bazen bu yazılım şirketi fuarın kendisini yapmaya niyetleniyor. (Klasik fuarlardaki salon sahibinin fuar yapması gibi).

Bazen bu yazılım evi bu yazılımı bir fuar organizatörüne kiralayıp yeni fuar yapılmasını teşvik ediyor. Burada kiralama, ortak yapım gibi çeşitli ticari senaryolar gelişebiliyor.

5. Buluşma

Satan ve satın alanın birbiri ile randevulaşıp görüşebileceği bir platform

Hepsinin ortak sorunu

40 yıllık hatırı olan kahveyi katılımcı şirket müşterisine ikram edemiyor! Henüz bir çözüm duymadım!

[Tweet 'Sanal fuar modellerinden hiç birinde, 40 yıllık hatırı olan kahveyi ziyaretçimize, müşterimize nasıl ikram edeceğimize dair bir öneri, bir çözüm bulamadım.']

Fuarın tanımı ne idi?

Bakınız: Fuar Nedir?

Ülkemizdeki fuarcılık mevzuatının temeli olan Yurt İçinde Fuar Düzenlenmesine Dair Usul ve Esaslar  a göre fuar şöyle tanımlanıyor:

Fuar:” Standlar kurulması yoluyla, ticarete konu mal ve hizmetlerin, bunlar ile ilgili teknolojik gelişme, bilgi ve yeniliklerin tanıtımını ve aktarımını amaçlayan, ziyaretçi ve katılımcı arasında bilgi alışverişi, işbirliği, pazar büyütmeye ve geleceğe yönelik ticari ilişkilerin kurulması ve geliştirilmesi için bu Esaslarda belirlenen niteliklere uygun alanlarda düzenlenen, konusunu oluşturduğu alanın, sektörün ve toplumun menfaatlerini gözeten, düzenleyicisi, adı, türü, yeri, konusu, tarihi ve süresi önceden belirlenen etkinlikler”

Sanal Fuarın Tanımı Şöyle olabilir mi?

Peki aynı bakış açısı ile bakacak olursak, Sanal Fuarları nasıl tanımlamamız gerekir? Şu tanım yeterli midir?

Sanal Standlar kurulması yoluyla, ticarete konu mal ve hizmetlerin, bunlar ile ilgili teknolojik gelişme, bilgi ve yeniliklerin tanıtımını ve aktarımını amaçlayan, online ziyaretçi ve online katılımcı arasında bilgi alışverişi, işbirliği, pazar büyütmeye ve geleceğe yönelik ticari ilişkilerin kurulması ve geliştirilmesi için bu Esaslarda belirlenen niteliklere uygun sanal platformlarda düzenlenen, konusunu oluşturduğu alanın, sektörün ve toplumun menfaatlerini gözeten, düzenleyicisi, adı, türü, yeri, konusu, tarihi ve süresi önceden belirlenen etkinlikler”

Hukukçu değilim, bu konuda bir iddiam da yok! Eminim hukukçu arkadaşlar daha sağlıklı bir metinle ortaya çıkabilirler

[Tweet 'Sanal Fuar'ın tamımı 'Sanal Standlar kurulması yoluyla, online ziyaretçi ve online katılımcıyı buluşturan sanal platformlarda düzenlenen, düzenleyicisi, adı, türü, yeri, konusu, tarihi ve süresi önceden belirlenen etkinlikler' olabilir mi?']

Nerden Çıktı Bu Mevzuat Konusu?

Gerçek hayattaki fuarlar bir mevzuat çerçevesinde denetleniyor. Her fuar organizatörü uyması gereken bu mevzuatı biliyor ve ülkemizde fuarcılık bu mevzuat çerçevesinde yürütülüyor. Ancak Sanal Fuarcılık henüz bildiğim kadarıyla mevzuata dahil değil. Mevzuat geliştirilirken böyle bir konu gündemde değildi.  

Sanal Fuarcılık yoğun bir şekilde gündeme getirildiği bu dönemde, olası haksız rekabeti engellemek, belirli bir kalite standadır sağlayabilmek, fuar katılımcısını korumak için nasıl bir çerçeve mevzuatına ihtiyacımız var?

[Tweet 'Sanal Fuarcılık yoğun bir şekilde gündeme getirildiği bu dönemde, olası haksız rekabeti engellemek, belirli bir kalite standadır sağlayabilmek, fuar katılımcısını korumak için nasıl bir mevzuata ihtiyaç var?']

Sanal Fuarın Mevzuatı Nasıl olmalı?

1. Sanal Fuarın Organizatörünün Uyması Gereken Asgari Şartlar

Sanal Fuar organizatörünün sermaye gücü ne olmalı? Altyapısında ne özelliklerde cihaz veya ne yetkinliklerde personeli olmalı?

Dernekler ve katılımcı her şirket kendi solo sanal fuarlarını düzenleyebilir mi?

2. Sanal Fuar Platformlarının Uyması Gereken Asgari Şarlar

Gerçek hayattaki fuarların düzenlendiği salonların uyması gereken standartlar vardır. m2, yükseklik gibi. Sanal fuarlarda da yazılım dili, kodu, hakkında bir standart olmalı mı? Bilişimciler daha iyi yorum getirebilir.

3. Sanal Fuarı Organizasyonlarının Asgari Şartları

Sanal Fuarın tanımı ne olmalı? Hangi şartları yerine getiren buluşmalara sanal fuar denmeli? Mesela 3D görüntü mü standart olmalı, Video konferans özelliği mi? 365 gün 24 saat mı olmalı? Belirli bir süre içinde mi olmalı? En az kaç katılımcısı olmalı?

Düzenlenen etkinliğe “Sanal Fuar” diyebilmek için hangi şartlara uymalı? Uymazsa yaptırımı ne olmalı?

4. Sanal Fuar Takvimi

Gerçek Fuarlardaki gibi öncesinden belirlenen bir sanal fuar takvimi olmalı mı? Bu takvimin yayınlanma tarihi, başvuru, ekleme, iptal etme, değiştirme prosedürleri ne olmalı?

5. KVKK gereğince şirketlerin ve ziyaretçilerin verilerinin ne kadarı kiminle ne zaman paylaşılacak?

Sanal fuarlarda hangi veriler toplanmalı, hangi veriler kiminle ne şartlarda dağıtılmalıdır? Her katılımcıya fuarı ziyaret için kayıt olan 50.000 kişinin e-mail ve cep telefonu Sanal Fuar organizatörü tarafından verilebilir mi?

6. KOSGEB Sanal Fuar Destekleri?

Bilindiği gibi, belirli kıstaslara uyan gerçek fuarlarda KOSGEB fuar katılımcılarına destek vermektedir. Sanal Fuarlara da verebilir mi?

7. Ticaret Bakanlığı Sanal Fuar Destekleri?

Bilindiği gibi, belirli kıstaslara uyan gerçek yurt dışı fuarlarda Ticaret Bakanlığı, belirli bir prosedür çerçevesinde fuar katılımcılarına destek vermektedir. Sanal Fuarlara da verebilir mi?

Mesela Sanal Fuarlara Sanal Milli Katılım olabilir mi?

7. Sanal Fuar Tek Başına Düzenlenebilir mi?

Mevzuatın belki de üzerinde durması ve hep birlikte düşünmemiz gereken bir konu da sanal fuarlar gerçek fuarlardan bağımsız olarak düzenlenebilir mi? Yoksa ana gerçek fuarın bir ek hizmeti olarak mı düzenlenmeli? Ek hizmet ise bunun adına fuar denebilir mi?

8. Sanal Fuarların “Uluslararası” tanımı ne olmalı?

Sanal Fuarın mevzuatında Uluslararası Fuarın tanımı ne olmalı? Uluslararası katılımcının tanımı ne olmalı? Uluslararası ziyaretçinin tanımı ne olmalı?

[Tweet 'Sanal Fuarlarda uluslararası ziyaretçi, uluslararası katılımcı, uluslararası fuar tanımları ne olmalı?']

[Tweet 'Sanal yerel fuarlarda KOSGEB'in desteği, Sanal uluslararası fuarlarda Ticaret Bakanlığının fuar destekleri nasıl olmalı?']

Sanal Fuar Organizatörünün Çözmesi Gereken Gerçek Diğer Sorular?

Mevzuatın ötesinde, sanal fuar organizatörünün çözmesi gereken bir dizi başka konu da olduğunu düşünüyorum. Yıllarca geleneksel fuar düzenleme yapısına sahip olan klasik fuar organizatörünün veya yazılım tarafından gelip de Fuar organizatörlüğüne soyunan şirketlerin çözmesi gereken bu işin başka bölümleri de gündemde:

1. Sanal Fuarın Katılımcı Pazarlaması

Sanal Fuar ne kadar sanal olacak? Gerçekten bir tuşa basıp 50.000 şirket çalışanına örneğin Antalya Sanal Tarım Fuarına katılma daveti gönderilebilecek mi? Bu e-mail datasını kim girecek? Nasıl girecek? İçerikleri kim yazacak, fotoğrafları, videoları kim çekecek, kim hazırlayacak? Gönderim takvimlerini kim yapacak? Sosyal medya reklamını kim yapacak?

Sanal fuar için kağıt katılımcı dosyası hazırlanacak mı? Yoksa o da tamamen dijital olacak mı?

Fuar planlayıcısı, marka müdürü, pazarlamacısı, direktörü, müdürüne ne iş düşüyor. Ya da onlara artık ihtiyacımız yok, bir tuşla gönderiliyormuş diyerek işten mi çıkaracağız?

2. Sanal fuarın Satışı

Sanal Fuarın Satışını kim yapacak? Tamamen evden çalışan, satışçılar, video konferans sistemleri üzerinden mi satacaklar?

Yoksa satışçıları da işten çıkarıp, isteyen kendisi gelsin, web sitesinden kaydını yaptırsın, gelen katılımcılara biz fuarı açacak mıyız?

3. Sanal Fuarın Ziyaretçi Pazarlaması

Sanal Fuarın ziyaretçisini, sanal fuar platformuna çekmek için nasıl bir pazarlama stratejisi, kampanyası, planı uygulamamız gerekiyor? Onu da platform bize sağlayacak mı? Bir tıkla 250.000 kişiye anında e-posta atabilecek miyiz? 1 tıkla sosyal medya kanallarımızda yayınlar yapabilecek miyiz?

Ne içeriklerle? Ne diyeceğiz? Yazıları kim yazacak? Fotoğrafları kim çekecek? Kim seçecek? Videoları kim hazırlayacak?

Sanal Fuarlarda insanların, uçması, otelde konaklaması, yemesi, içmesi gibi bir ihtiyaç kalmadığına göre ziyaretçinin tadımlık, 2 dakika şööööyle bir arkadaşa bakıp çıkmadan, gerçekten sanal fuarda toplam 16 saat zaman geçirmesini nasıl sağlayacağız?

4. Sanal Fuarın Organizatör Tarafından Operasyonu

Her gerçek fuarda fuar alanına girişi, kurulumu, hizmetini, sökümünü, temizliğini yapan bir teknik, operasyon ekibi olur. Sanal fuarın organizatör açısından bakınca operasyon ihtiyaçları ne olacaktır?

5. Sanal Fuarın Katılımcı Tarafından Operasyonu

Fuara katılan her katılımcı firma fuara katılmak için, ürün hazırlar, katalog hazırlar, personel eğitir, stand hazırlatır, stand içinde montajı demontajı planlar, oteli, seyahati planlar, lojistik şirketleri ile ürün gönderir, gider, fuarda hazır bulunur, sonrasında söker, paketler, fuardan geri döner, ürünlerini geri gönderir. Sanal Fuarda bu hizmetlerin büyük bir kısmına ihtiyaç yok gibi görünüyor?

Ama başka konularda hazırlığa ihtiyaç yok mudur?

Video, foto, pdf katalog, web, sergileme teknikleri, video konferans teknikleri

6. Sanal Fuarın Katılımcı Eğitimi?

Tüm yukarıdaki konularda katılımcıya nasıl bir hazırlık eğitimi vermemiz gerekiyor? Başarılı sonuçlar elde etmesi için sadece yazılım üstünde nasıl çalışacağı değil, öncesi ve sonrası için nasıl başarılı bir hazırlık yapmasına dair ne önermemiz gerekiyor?

7. Katılımcıya ve Ziyaretçiye Nasıl bir deneyim sunuyoruz?

En önemli soruda belki bu: Fuarın katılımcısına ve fuarın ziyaretçisine nasıl bir deneyim sunuyoruz? Nelere dikkat etmemiz gerekiyor? Ne yaparsak katılımcı fuar sonunda çok mutlu olur ve bir dahaki etkinlik için hemen sanal fuarın son günü sözleşme yapmaya hazır olur?

Ziyaretçi deneyimi ne olur? Ziyaretçi nasıl memnun kalır? Ziyaretçi nasıl Woow ne güzel, ne faydalı olmuş der? Ziyaretçi nasıl bu platformdan uzun uzadıya faydalanır? Ziyaretçi nasıl bir deneyim yaşarsa bir dahakine 3 arkadaşını daha Sanal Fuarı ziyaret etmeye teşvik eder?

[Tweet 'Sanal fuarın, satışı, ziyaretçi pazarlaması, katılımcı pazarlaması, operasyonu, katılımcı eğitimi, ziyaretçiye sunduğumuz deneyim nasıl olmalı?']

Sanal Fuarcılık Ne kadar gerçek ne kadar rüya?

40 yıllık hatırı olan kahveyi sadece gerçek hayattaki fuarlarda ziyaretçimiz ikram edip insani bir ilişki kurabiliyoruz. Moda deyimlerle F2F Face to Face yani Yüz Yüze iletişimi artık ekranlarda kurabiliyoruz. Ancak yine moda deyim ile H2H Human to Human yani insan insana iletişimi, yani kahve ikram edebileceğimiz ortamı sadece gerçek fuarlarda yakalayabiliyoruz.

Aksini iddia edeni henüz duymadım!

Teknolojiye karşı değilim, son derece açık olan insanlardan biri olduğumu düşünüyorum. Ancak nerdeyse 40 yıldır, geleneksel bir fuarcılık kültürüne sahip olan, henüz daha fuarlarımıza katılırken verim alamadığımızın tartışıldığı bir ülkede 1 ayda hızlıca sanal fuar kültürüne geçeceğimizi hayal edemiyorum.

Sanal Fuarcılık konusunu uzun uzadıya tartışmamız, konuşmamız, tartmamız zihinlerimizde olgunlaştırmamız gerektiği kanaatindeyim.

Yazılım sunanların, organizatörlerin, kurumların, yasa koyucuların, denetleyenlerin ama en önemlisi müşterilerimizin görüşlerini alarak onlara nasıl daha iyi bir hizmet sunabileceğimizi birlikte şekillendirmeye ihtiyacımız olduğunu düşünüyorum.

[Tweet 'Sanal Fuarcılık konusunu uzun uzadıya tartışmamız, konuşmamız, tartmamız zihinlerimizde olgunlaştırmamız gerektiği kanaatindeyim']

Peki Sanal Fuar düzenlemenin risklerinin farkında mıyız?

Bakınız: Platform Sanal, Fuar Gerçek, Müşteri Yalan, Sonumuz Hüsran Olmasın ?

Sanal Fuar Düzenleme Eğitimi Başlıyor

2003 yılından beri Fuarcılık Sektöründe 20’nin üzerinde fuarın yönetiminde bulunduktan sonra, Fuar düzenleme deneyimleri, ülkemizin Sanal Fuar pazarındaki ihtiyaçlar, yurt içi ve yurt dışı deneyimler, onlarca sanal fuar platformu ile yapılan görüşmeler sonrasında derlediğimiz içerikle SANAL FUAR düzenlemenin metodolojisini anlatıyoruz.

Hem de 6 saat gibi kısa bir zamanda!

Hem de Zoom ortamında!

Detaylı bilgi için tıklayın

Hiçbir Şey Satmıyoruz! Fuara Doğru Şekilde Hazırlanmanıza Yardım Ediyoruz

Bir fuar katılımı uzun soluklu, en az 6 aylık bir maraton koşusu gibidir! 4 günlük bir 100 m koşusu gibi değildir. Fuarda standınıza bol ziyaretçi çekmek, bu ziyaretçilerden sipariş almak, satış elde etmek için; çok yönlü düşünmek, uzun vadeli doğru bir plan çerçevesinde hem iç hem de dış kaynaklarımızı kullanarak hazırlanmak gerekir.

Fuarista ekibi olarak fuar satmıyoruz, fuar seyahati satmıyoruz, stand yapmıyoruz, reklam, promosyon ürünleri satmıyoruz, web sitesi yapmıyoruz, güncellemiyoruz. KOSGEB’den veya Ekonomi Bakanlığından destek çıkarmak için dosyanızı takip etmiyoruz.

Daha doğru bir fuar deneyimi, fuarda standınıza bol ziyaretçi çekmek, bu ziyaretçiler arasından da gerçek müşteriler bulmanız için, nasıl bir çalışma yapmanız gerektiğini Fuarista olarak anlatıyoruz, bloğumuzda yazıyoruz ve arzu eden şirketlere birebir destek vermek için eğitimler ve danışmanlık hizmeti sunuyoruz.

Bakınız: Katıldığınız Fuardan Verim Alma Eğitimi @ UDEMY 2020

Bakınız: Satış Yapmak İçin Fuara Nasıl Hazırlanmak Gerekir?

Bakınız: Fuara Katılım Bütçesi Nasıl Yapılır?

Aktif olduğumuz platformlardan Linkedin,  Facebook,  Twitter  ve  Instagram  birinden veya tümünden haftalık paylaşımlarımızı izleyebilirsiniz.

Fuarlardaki başarınıza katkımızın olması dileğiyle!

Mehmet DÜKKANCI

24.04.2020