Nasıl Bir Fuar Standı İstediğimizi Nasıl Anlatabiliriz?

Müdür karar ver artık, standımızın ana rengi ne olacak? Daha stand tasarım aşamasında bizi bile bıktırdın! 3 stand firmasına birden 25. tasarım revizyonu yaptırılır mı hiç? Ne istediğini bilmeden bu kadar adamın emeğine, zamanına yazık değil mi? Nasıl bir fuar standı istediğimiz konusunda şirketimizde bile bu kadar yöneticinin aklını karıştırmadın mı? Ne istediğimizi tam olarak anlatsak bu stand şirketleri de daha doğru stand tasarımı göndermez mi?

Hakikaten de biz bu fuarda ne amaçla, nasıl bir fuar stand istiyoruz?

Stand Tasarlarken En sık yapılan Hata

Fuara katılma kararını verdikten sonra katılımcı firmaların sıkça yaptığı en büyük hatalardan bir tanesi de; ne istediğini tam düşünmeden, ne istediğine şirket yönetimi içinde bir karara varmadan, onlarca stand firmasından stand tasarımı isteyerek bir pazar araştırmasına başlamasıdır.

Katılımcı şirketin kararsız yöneticileri bu davranışlarıyla hem katılımcı şirket için, hem de tasarım ve teklif istedikleri onlarca stand şirketi için çok ciddi bir zaman, emek ve maliyet kaybına yol açıyorlar.

Tam olarak nasıl bir stand istiyoruz?

Stand yapım şirketlerinin deneyimli, satış temsilcileri, deneyimli müşteri temsilcileri, genellikle boşuna kürek sallamama adına, fuar katılımcı şirketinin yöneticilerini ziyarete gidip tam olarak nasıl bir fuar standı istediklerini, katılımcının nasıl bir şirket olduğunu, fuarda ne yapmaya çalışacağını anlamaya çalışırlar. Yapılan toplantıda yöneticileri dinlerler, not alırlar, ihtiyaçlarını analiz etmeye çalışırlar ki; mümkünse ilk tasarımında bile doğru bir öneriyi yakalamak isterler.

Katılımcı şirket yetkilileri bu toplantıda standda ne yapacaklarını, neden fuara katıldıklarını, şirketin ürünlerini, hizmetlerini, anlatırlar.

Bakınız: Nasıl Bir Fuar Standına İhtiyacımız Var?

Neden sürekli revizyon istenir?

Bazen şirketi fuara hazırlayan sorumlu müdürün vizyonu ile genel müdürün vizyonu uymaz, genel müdürün vizyonu ile patronun vizyonu uymaz, patronun vizyonu ile bu işe ayrılan bütçe uymaz, bütçe uysa da bazen fuar organizatörü hayal edileni “burası panayır yeri değil fuar alanı” deyip geri çevirir.

Bazen de 2-3 ayrı şirketin biribirinden farklı stand ekipmanları ile farklı tarzlarda tasarladıkları tasarımlardan esinlenerek, A tasarımcıya, B nin bir detayını, C’nin detayını isteyebiliyor katılımcı şirketin fuar yetkilisi

Bazen de rakip Ahmet abi çizdirdiği stand tasarımını övüne övüne anlatınca, etkisi altında kalıp biz de şundan istiyoruz diye revizyon talepleri gelir.

Benzer onlarca sebeplerle bir stand şirketi defalarca revizyon yapmak zorunda kalabilir.

Bir stand tasarım şirketinin de her aşamada tasarımı silbaştan tekrar yaptığını düşünürsek, aynı stand tasarımının 8-9 defa tekrar tekrar çizildiğini sık sık duyuyoruz. Ne kadar ciddi bir emek, zaman kaybı? Hayal edebiliyor musunuz? Her stand tasarımı nereden baksanız yarım veya 1 tam günlük zaman gerektirebilir.

Yazılı Brief (İş Tanımı) Hazırlayın

Stand şirketinizi ister siz bulmuş olan, ister onlar sizi bulmuş olsunlar, standınızı yapmaya size hizmet vermeye talip olduklarında size fuardan ne istediğinizi, nasıl bir stand istediğinizi, soracaklar ve sizi anladıktan sonra size bir tasarım ve hizmet sunmaya çalışacaklardır. Ne istediğinizi tarif edebilmeniz çok önemlidir.

Bu sebeple de bir stand şirketi ile görüşmeye başlamadan önce biraz ev ödevi yapmanız gerekmektedir. Şu ana kadar yaptığınız ön hazırlıkları yazılı hale getirip stand şirketine sunmanızda fayda vardır. Yazılı hale getiremeseniz bile üzerinde düşünüp, tartışıp, ölçüp, hesaplayıp kendinizi sözlü olarak anlatabileceğiniz bir ön hazırlık yapmanızda fayda vardır.

Brief Tüm Şirket Yönetiminin Ortak Görüşü Olmalı

Bu brief’i hazırlarken mutlaka şirketin üst yönetimindeki karar vericilerin, tüm farklı görüşlerini dinleyip, ortak bir paydada hemfikir olunmalı. Şirket yönetiminin ortak görüşünü stand şirketine katılımcı briefi olarak bildirmek gerekir.

Örneğin; patron standa tüm ürünleri yığmak isterken, patronun yönetimdeki oğlu veya kızı farklı görüşte olup çok az ürünle katılmanın doğru olacağını savunuyor olabilir.

Aynı şirketin genel müdürü ve pazarlama müdürü ise hiç ürün götürmeden sadece bir cafe ortamında bayileri ağırlamanın yeterli olabileceğini savunabilirler.

Her görüşün yere basan bir sebebi olabilir. Önemli olan şirket içinde ilgili kişilerin görüşlerini aldıktan sonra ortak bir kararın benimsenmesidir. Ortak bir karara vardıktan sonra bunu briefimize koyup stand yapımcısı şirketlerle paylaşmak gerekir.

Şirketin Pazarlama Stratejisine Uygun Olmalı

Hazırladığınız brief şirketinizin pazarlama stratejisi ile uyumlu olmalı. Şirketinizin pazarlama stratejinizin dışında kalan bir brief fuar standınızı hatta fuar katılımınızı çok anlamsız, faydasız hale getirebilir.

Stand Brief’i Hazırlamak Gerekir

Size önerimiz, stand firmaları için mutlaka az ve öz de olsa yazılı bir brief (iş tanımı) hazırlayın. Nasıl bir fuar standı sitediğinizi tarif edin. Görüştüğümüz her stand firması kendilerine ait bir brief şablonu olduğunu belirtmektedir. Hangi stand yapımcı ile çalışırsanız çalışın, aşağıdakine benzer soruları size soracaklar. Bu sorulara arzu ederseniz yazılı, arzu ederseniz de sözlü olarak hazırlamanızda fayda vardır.

Brief İçinde Neler Olmalı?

1.  Şirketiniz Hakkında Bilgiler Olmalı

Şirketinizin Faaliyet Alanı, Şirketinizin Ürettiği Ürünle, Şirketinizin Kısa Hikayesi, Şirketinizin Kurumsal Kimliği hakkında bilgilerle başlamasında fayda vardır. Siz çok zengin, çok ünlü binlerce müşterisi olan bir şirket olabilirsiniz. Ancak sizi ziyarete gelen stand şirketinin müşteri temsilcisi şirketinizi ilk defa duyuyor olabilir.

2. Fuara katılım amacımız nedir?

Fuara katılma amacınızdan bahsedin: Neden fuara katılıyorsunuz? Yeni Ürün Grubunu tanıtmak için mi? Yeni markanızı tanıtmak için mi? Sektördeki varlığınızı güçlendirmek için mi? Pazar araştırması yapmak için mi? Yeni ürünlerinizin tadımını yaptırmak için mi? Başka hangi amalar için fuara katılmayı düşünüyorsunuz?

Bakınız: Fuara Neden Katılıyoruz?

3. Fuarda kimler görev alacak ve ne yapacak?

Bu soru aslında çok önemli bir sorudur? Bu sorunun cevabı şunu etkiler: Kaç masa sandalyeye ihtiyacınız var? Her personelin her biri için ayrı bir görüşme masasına ihtiyaç var mıdır? Her birinin ihtiyaçları nedir? Bilgisayar mı açılacak? Elektrik lazım mı? Her masada bir cihaz mı çalışacak? Bir tablet mi olacak? Her masada büyük bir ekran mı olacak?

Bakınız: Fuarda Ziyaretçiyi Kazanmak İçin Kim Kime Ne Anlatacak?

4. Fuarda standınıza gelecek müşteri profilleri kimlerdir?

Standınıza gelecek insanlar kaç yaşında? Bar taburesinde mi? Koltukta mı oturtmanız gerekir? Pozisyonları nelerdir? Deneyimli genel müdürler mi? İşe yeni başlamış gençler mi? Mühendis mi? Mimar mı? Uzman mı?

Eğitim düzeyleri nedir? Kadın Erkek oranı nedir?

Şehir içinden mi daha kalabalık, yurt içinden mi daha kalabalık, yurt dışından mı daha kalabalık gelecek? Nasıl ağırlayacağınızı etkiler mi? Koltuk, sandalye sayısını, vestiyer, depolama alanı, ikramlık ihtiyaçlarını giderme açısından standda neye ihtiyacınız olur?

5. Fuar Alanındaki Yeriniz Hakkında Bilgi

Fuar alanında kaç m2 yerimiz var?  Yerin şekli nedir? Yeri Standlı mı, standsız mı aldınız? Emin misiniz? Yerleşim planında neredeyiz? En önde mi? Tualet dibinde mi? Standımızın ne tarafa bakmasını istiyoruz?

6. Fuar Standımızda nasıl bir ağırlama yapmayı planlıyoruz?

Fuar standımıza gelen misafirlerimize ne ikram edeceğiz? Çay mı? Kahve mi? Meşrubat mı? Alkollü içecekler mi? Kurabiye mi? Abur Cubur mu?  Yemek ikram edecek miyiz?

7. Fuar standında ne tür ürünler sergileyeceğiz?

Ürünümüz nedir? Hacmi nedir?  Nasıl sergilememiz gerekir?

8. Fuar standında ne tür stand malzemelerine ne tür ihtiyacımız var?

Standımızdan ne tür sergileme ekipmanlarına ihtiyacımız olacak? Vitrin, Raf, duvar, tavan, buzdolabı, küp, manav tezgahı, cansız manken? Ürünümüz neyi gerektiriyor?

Yoksa canlı mankenler ve modeller standımızda gezinerek mi ürünlerimizi sergilecek?

9. Fuar standında ne tür stand köşelerine ihtiyacımız var?

Fuar standımızda ne tür köşelere, alanlara ihtiyacımız var? Karşılama masası, mutfak, bar, toplantı odası, depo, koltuk takımı, 2.kat gibi ne tür alanlara neden ihtiyacımız olacağını düşünüyoruz?

10. Nasıl bir Fuar Standı İstiyoruz?

Nasıl bir fuar standı arzu ediyoruz? Her tarafı açık mı olmalı? Herkes bizi görebilmeli? Herkesi de biz görebilmeliyiz? Hiç kapalı alana ihtiyacımız yok mu? Emin misiniz? Özel bir misafiriniz ile özel bir toplantı yapma durumunuz olmaz mı?

Yoksa tam tersine yeni ürünlerinizin kopyalanmasını engellemek için veya rakiplerinizin standınıza hangi müşterinin girdiğini görmelerini engellemek için tamamen kapalı kale gibi bir standa mı ihtiyaç var? Nasıl bir fuar standı istiyoruz?

11. Kurumsal kimliğimize uygun renklerde nasıl bir tasarım istiyoruz?

Stand şirketi şirketinizin nesini dikkate almalılar? Logonuzu mu? Kurumsal Görsellerinizi mi? Kataloğunuzu mu? Ofisinizi mi? Fabrikanızı mı?

12. Beğendiğiniz başka stand görselleri var mı?

Stnad şirketine ilham almaları için gösterebileceğiniz görseller var mı? Örneğin Başka fuar standları, rakip standların görsellerini paylaşmanızın faydası olur mu? Bu standların hangi özelliklerini, hangi detaylarını beğendiniz? Hangi özelliklerin sizin de standınızda olmasını istersiniz?

13. Standınızın Duvarlarında Ne Olmalı ?

Standınızın duvarında ne olmalı? Markanızın Logosu mu? Marka Görseli mi? Ürün Görseli mi? Grafik Tasarım mı? Ürünün kendisi mi? Hizmeti ürünü anlatacağınız interaktfi bir ekran mı? Dev bir Led ekran duvarı mı? Ne kadar büyük?

14. Yerde ne Olmalı?

Yer fuar alanının ham betonu olarak mı kalmalı? Üstünde ne renkte bir halı olmalı? Yoksa gıcır gıcır bir parke mi olmalı? Ya da fuar alanından biraz yüksek bir zemin mi olmalı? Daha yüksek bir platform mu olmalı? Neden? Mecburiyet mi? Tarz mı?

15. Tavanda ne olmalı?

Nasıl bir tavana ihtiyaç var? İhtiyacın sebebi nedir? Tavanda ne sergileyeceksiniz?

16. Ürünlerinizi Monte etmek için ne kadar zamana ihtiyacınız var?

Fuar standı size teslim edildikten sonra ürünlerini kurmak, yerleştirmek ve sergilemeye hazır hale getirmek için ne kadar zamana ihtiyacınız var? 1 saat ? 5 saat? Saat kaçta size standınız hazır teslim edilmeli? Montaj’da stand şirketinden montaj desteğine ihtiyacınız olacak mı?

17. Fuar alanında ihtiyaç duyacağınız ek hizmetler

Her sektörün, her şirketin fuar standında sergileme ihtiyaçları birbirinden farklı olabiliyor. Örneğin bir havuz sergiliyorsanız, 10 ton temiz klorlanmış havuz suyuna ihtiyacınız olabilir.

Veya hava basıncı ile çalışan bir makine sergiliyorsanız 2,5 bar basınçlı havaya ihtiyacınız olabilir?

Standınızda yoğun bir pişirme aktivetesi yapacaksanız pişirme alanlarındaki kokuyu almak için gücü yüksek bir aspiratöre ihtiyacınız olabilir?

Her şirket özeldir. İhtiyaçlar özeldi. Bu listeyi sektöre, amacınıza ve ihtiyacınıza göre yeni maddeler ekleyebilirsiniz.

18. Bütçemiz Nedir?

Brief’in içinde anlattığımız, istediğimiz stand için ne bütçe ayırmayı düşündüğümüzü belirtmemiz de çok önemlidir. 100 TL değerinde bir stand istiyor ve bunun için 50 TL gibi bir bütçeniz varsa, stand şirketlerine bunu söylemeniz çok değerli olacaktır. Bir kısmı sizi zaten baştan uyaracaktır. Bu iş 50’ye olmaz. İstediğinize yakın bir iş 85’e çıkar gibi.

Ya da size 50 TL değerinde bir tasarım sunarlar.

Bakınız: Fuara Katılım Bütçesi Nasıl Yapılır?

19. Diğer Konular?

Şu ana kadar sormadığımız, ele almadığımız ama sizin için özel başka sorularınız da olabilir?

Mesela 8 tonluk bir vinç sergilemek istiyor olabilirsiniz. Bambaşka sorular sormanız, bambaşka konular anlatmanız gerekebilir.

Brief Yazılı mı olmalı?

“Müdür! Ne kadar zor bir soru bu böyle?

Müdür, 19 maddede sorduğun soruları yazmaya kalkarsak işi gücü bırakmamız gerekir!”

Patronun tepkisini hissedebiliyorum!

Yazmasanız dahi bunların üstünde şirketin yönetim ekibi olarak bir düşününün, bir fikir jimnastiği yapın ki, stand şirketi sizi ziyarete gelip “Nasıl bir fuar standı istiyoruz?” diye sormaya başladığında sınava hazırlanmış bir öğrenci gibi doğru anlatın ki size hızlıca istediğiniz tasarımlar gelsin!

Kimseyi de 25. tasarım revizyonu ile yormayın! Siz de yorulmayın!

Fuarda Müşteri Bulmak, Satış Yapmak İçin Fuara Nasıl Hazırlanmak Gerekir?

Fuarda müşteri nasıl bulunur? Fuarda müşteri bulmak için nasıl bir hazırlık yapmalısınız?

Fuara harcadığınız bütçe karşılığında, standınızın ziyaretçilerle dolup taşması için ve aralarından sipariş yazdıracak, satış, ihracat yapabileceğiniz müşterileri bulmanız için fuara nasıl hazırlanmak gerekir?

Fuarista Fuara Hazırlık Eğitimlerinde, fuarlara katılan şirketlere, fuardan verim almak için A’dan Z’ye nasıl hazırlanmaları gerektiğini anlatıyoruz.

Fuardan Müşteri Bulma Eğitimi

26 Ekim 2024 Cumartesi günü saat 09:30 ile 13:00 arasında Türkiye’nin her bölgesinden ilgilenen şirket yöneticilerinin katılabilmesi için Zoom ortamında Fuardan Müşteri Bulma Eğitimini düzenliyoruz. Katılacakları fuardan nasıl müşteri bulabileceklerini öğrenmek isteyen şirket yöneticilerini bekliyoruz.

🗓 26 Ekim 2024, Cumartesi
🕑 Saat 09:30 – 13:00
💻 Online

Ofisinizde Size Özel Fuara Hazırlık Eğitimi

Fuara doğru hazırlanmayı arzu eden şirketlere 1 gün boyunca ofislerinde misafir oluyoruz. Kendi niyetlerini, kendi isteklerini, hedeflerini dinliyoruz. Ürünlerini, sektörlerini ve müşteri profilini dinliyoruz. Sonra hep birlikte hedefler koyup bu hedeflere ulaşmak için uzun uzadıya, kendilerine özel olarak fuara nasıl hazırlanmaları gerektiğini anlatıyoruz. Hedef koymadan, standa, personelden, ürüne, fuarda davranıştan, misafir ağırlamaya kadar onlarca konu hakkında konuşuyoruz.

Fuara nasıl hazırlanırlarsa, daha çok ziyaretçi ağırlayabileceklerini anlatıyoruz. Fuar sonrasında da müşteriye çevirmek için nasıl davranmaları gerektiğini anlatıyoruz.

Katılacağınız fuarda standınızda bol bol ziyaretçi ağırlamak ve aralarından sipariş alabileceğiniz, satış ihracat yapabileceğiniz müşteriler bulabilmek için, şirket yöneticilerinize hitaben, şirketinize özel Fuara Hazırlık Eğitimi düzenleyelim mi?
Sizin ofisinizde fuarla ilgili tüm yönetim kadronuza size özel bir eğitim düzenleyelim mi? 

Fuara Hazırlık Eğitimlerimiz

Fuardan Müşteri Bulma Eğitimi

• Stantlarında bol ziyaretçi ağırlamak ve aralarından sipariş alabilecekleri, satış ihracat yapabilecekleri müşteri adayları bulabilmeleri için, fuara nasıl hazırlanmaları gerektiğinin anlatıldığı
• lojistik ve stand konularından bahsedilmeyen
• sadece müşteri bulma eğitim.

Fuardan Verim Alma Eğitimi

• Stantlarında bol ziyaretçi ağırlamak ve aralarından sipariş alabilecekleri, satış ihracat yapabilecekleri müşteri adayları bulabilmeleri için, fuara nasıl hazırlanmaları gerektiğini anlattığımız,
• hem stand ve lojistik konuları ele aldığımız
• fuardan müşteri bulma ve verim alma eğitimi

Daha güzel bir fuar deneyimi, fuardan yüksek verim almak, fuarda standınıza bol ziyaretçi çekmek, bu ziyaretçiler arasından da gerçek müşteriler bulmanız için, nasıl bir çalışma yapmanız gerektiğini Fuarista Eğitimlerinde anlatıyoruz, bloğumuzda yazıyoruz ve arzu eden şirketlere birebir destek vermek için danışmanlık hizmeti sunuyoruz.

İhtiyacınız varsa yazın, arayın, size destek olalım

Aktif olduğumuz platformlardan Linkedin, Facebook, Twitter, Instagram ve Youtube kanallarımızdan birinden veya tümünden haftalık paylaşımlarımızı izleyebilirsiniz.

Fuarlardaki başarınıza katkımızın olması dileğiyle!

Mehmet DÜKKANCI

İstanbul, 01.02.2020