Fuar Standı Yaptırırken Nelere Dikkat Etmeniz Gerekiyor?

Yaktın bizi müdür! Arkadaşın diye tanıştırdığın adam gece saat 02:00 oldu hala fuar standımızı bitiremediler! Yaptığımız masraf da planladığımızın 2 katına çıktı! Ne zaman bitecek bu fuar standı? Ne zaman ürünleri koyacağız? Nasıl açacağız standımızı yarın sabah saat 10:00 da? Bu gerginlik, bu uykusuzlukla, yarın nasıl müşteri karşısına çıkacağız?

Patronunuzun yukarıdaki çığlıklarını fuarın ilk günü sabahı saat 02:00 de duymamak için fuar stand tedarikçinizi seçerken nasıl davranmanız gerekir?

Fuar Standınız Yaptırırken Dikkat Etmeniz Gerekenler

Her katılımcı katıldığı fuarda, fuar standı ile ilgi çekmeye, müşteri kazanmaya, takdir edilmeye çalışır. Peki fuar standınız nasıl olmaldır? Fuara katılırken standınızın da stratejik pazarlama planınıza uygun olması çok önemlidir. Arzu ettiğiniz, ihtiyaç duyduğunuz standı yaptırabilmek için, stand yapım sürecini de çok dikkatli yönetmeniz gerekir.

Stand Yapımcısı Bir Firma ile Anlaşın

Fuar Standı tasarım, yapım ve söküm işi fuar katılımınızın en önemli ayaklarından biridir. İyi bir standı çok ucuza yaptıracağım derken, bizi rezil edecek sonuçlarla da karşı karşıya kalabilirsiniz.

En ucuz fiyatı vermese de en iyi iletişim kuracağınız, en çok güvendiğiniz fuar stand hizmeti veren şirketle anlaşın. İhtiyacınızı kendilerine doğru bir şekilde anlatıp size doğru çözümler üretecek bir stand tasarımı talep edin.

Peki stand şirketini ararken, seçerken, onlarla anlaşırken nasıl bir süreçle karşı karşıya kalacağız? Doğru, güzel, fuara katılım amacımıza hizmet eden bir stand yaptırabilmek için nelere dikkat etmemiz gerekir?

Ne Zaman Görüşmeye Başlamamız Gerek?

Fuara 4 ay kala stand tasarım şirketleri ile görüşmeye başlamak için ideal zamandır. Fuara 3 ay kala gibi bir zamanda da hangi şirketle çalışacağınıza, nasıl bir stand yaptıracağınıza karar vermek için ideal sürelerdir.  Fuara 2 ay kala da fuar stand tasarımınızı netleştirmeniz ve siparişini vermenizde fayda vardır.

Fuar Stand Yapımcı şirketlerini Nerden Bulabilirsiniz?

Fuar standı yapımı işinde olan kimine göre 3.000 kimine göre 2.000 şirket faaliyet göstermektedir. Ancak genel kanaat 200 civarında elle tutulur şirketin olduğudur. Bu şirketler arasında 30’a yakın şirketin üye olduğu SSTD Sergileme ve Stand Tasarımcıları Derneği, sizin için iyi bir başlangıç olabilir. Uluslararası bir fuara katılıyorsanız belki de Uluslararası Fuar ve Etkinlik Hizmetleri Federasyonu IFES’in web sitesinden Türk ve yabancı üye şirketlerini bulabilirsiniz.

Bunun yanı sıra “Fuar Standı Şirketi” ve benzeri kelimeleri ile internette arama yaptığınızda yüzlerce şirket ile karşılaşmanız mümkün olabilir. Bazı stand yapım şirketleri sosyal medyada da son derece aktif. Sosyal medya kanallarında da arma yaparak size yakın şirketleri bulabilirsiniz.

Ancak ülkemizde yaygın olarak katılımcılar, fuara katılım sözleşmesini yaptıkları fuar satış temsilerinden fuar standı firmaları hakkında tavsiye istiyorlar.  Hatta bazen fuara katılan diğer rakip veya arkadaş şirketlerinden referans da alabiliyorlar.

Fuar Standı Yapım Şirketleri Bizi Nerden Bulur?

Deneyimli tecrübeli stand yapım şirketlerinin kemikleşmiş, düzenli hizmet verdikleri müşterileri, şirketleri vardır. Ancak sektöre yeni girmiş ve müşteri pörtföyünü genişletmeye çalışan genç fuar stand yapım şirketler genellikle 4 ayrı şekilde müşteri ararlar.

Sizi bulmalarının en kolay metodu, katılımcı olduğunuz fuarın web sitesindeki katılımcı listesine bakıp şirketleri aramalarıdır.

İkinci yaygın yöntem de önceki yılın kataloğuna bakıp şirketleri aramalarıdır.

Bazen fuar organizatörleri de fuar stand yapım şirketlerine resmi veya gayri resmi şekilde katılımcı tavsiye edebilirler.

Son olarak da hizmetlerinden memnun kalan başka bir katılımcı da sizin isminizi vererek sizi aramalarını tavsiye etmiş olabilir.

Fuar Standı Şirketiyle Çalışma Sürecine Dair Tavsiyeler

Öncelikle mutlaka bir Brief (İş Tanımı) Hazırlayın. Ne istediğinizi, nasıl bir stand istediğinizi fuar stand yapım şirketine anlatın. Organizatörün Stand Yapım Kurallarını stand yapımcınız ile paylaşın.

Bakınız: Fuara Neden Katılıyoruz?

Bakınız: Nasıl Bir Fuar Standına İhtiyacımız Var?

Doğru bir plan hazırlayın. Unutmayın ki yanlış planlama 4-5 katı maliyet demektir.  Ancak bazen maliyetten daha önemli risklerle de karşılaşabilirsiniz. Mesela planlama hatası sonucunda standınızı bitiremeyebilirler ve geç açabilirsiniz hatta bazen hiç açamayabilirsiniz!

Tanışma randevusu İçin stand yapımcısı şirketi size, fabrikanıza, ofisinize davet edin. Stand Yapımcı şirketinize stand yapımı için ne kadarlık bir bütçe ayırdığınız baştan söyleyin. Fuar stand yapım şirketine sizi, işinizi tanıtacak, kurumsal kimliğinizi anlatacak malzeme gönderin.

Stand yapım şirketinden önce görsel tasarım, standınızın canlandırmasını veya 3 boyutlu çizimini İsteyin. Şirketler bu tasarımı size bir sunum toplantısında sunabilir veya bir e-maille de gönderebilirler. Tasarımdan sonra da mutlaka bir teklif göndermelerini isteyin

İlk gelen tasarım istediğiniz gibi olmayabilir. Seçtiğimiz şirketle görüşmeye devam ederken revizyon talebinde bulunabiliriz. Ancak mutlaka net olmalıyız. İşi vereceğimiz şirketten birkaç kez düzeltme talep edebiliriz. Ancak bu düzeltme taleplerinde de kendimizi ne kadar net anlatırsak tasarım süreci o kadar hızlı biter.

Fuar Standı Sistemleri / Stand Tipleri

Çoğu katılımcı gelen tasarımlara bayılır. Bütçeye bağlı olarak standınızı Maxima, Octonorm, gibi hazır modüler sistemlerle yaptırabiliriz. Ancak daha butik ve şatafatlı ve size özel çözümler için Ahşap stand size daha cazip gelebilir. Hangi sistemi seçerseniz seçin iki konuya önem verin:

Öncelikle modüler olması, yani kesim, montaj, alçı, zımpara, boya, cila işlerinin atölyede bitirilip, fuar alanında bir lego gibi kurulacak olmasını ve sökülmesini önemseyin. İkincisi de kurulum aşamasında çalışacak ekibin iş sağlığı ve güvenliği kuralları çerçevesinde çalışmasını isteyin.

Pazarlık Payı Var mıdır?

Ödeme vadesine bağlı olarak bir miktar indirim payı olabilir. Erken ödeme gücünüz varsa, şansınızı deneyebilirsiniz.  Ancak son teklif bütçenizin çok üstünde çıktıysa, standın içinde, bazı malzemelerin içeriği kalitesi ile oynayarak bütçeyi biraz aşağıya çekebilirsiniz. Örneğin deri masa sandalye yerine, standart fuar masa sandalyesi deneyebilirsiniz. Pahalı malzemeler yerine daha ekonomik malzemeleri kullanabilirsiniz.

Sözleşme, Vade, Ödeme

Stand firmaları da ticari işletmelerdir. Anlaştığınız şirketle mutlaka karşılıklı tüm anlaştığınız kuralları içeren bir sözleşme imzalayın. Ödeme konusunda şirketler genellikle yarısını peşin, geri kalan yarısı için de fuar sonrası 30, 60, 90 gün gibi vadelerde çekinizi isterler.  Fuar öncesi, fuar sırası, fuar sonrası birbirinizi üzmemek için bu konuları sözleşmede netleştirin.

Fuar Standı Tasarım İşinde Katılımcı Ayıpları

A Firmasının Fuar Stand Tasarımını B Firmasına yaptırmayın! Öncelikle sizin, sonra da yapan stand şirketinin ayıbıdır.  Fuar Stand şirketlerinden tasarım isterken 20 şirketten birden istemeyin. Aklınıza yatan 4-5 şirketten istemek yeterli olabilir. Bir şekilde beğendiğiniz 1 şirketten anlaşma yapmadan revizyon talebinde bulunun. Diğerlerine teşekkür edip görüşmenizi noktalayın!

Hangi Şirketi Seçmeliyim?

Size en ucuz fiyat teklifini sunan şirkete kanmayın. Size güven veren, fuardaki standınızı problemsiz yapabileceği konusunda size güvence veren, size güven veren, sizi ikna eden, iyi iletişim kurduğunuz, birbirinizi iyi anladığınız şirketle ilerlemeye karar verin.

Fuarda Müşteri Bulmak, Satış Yapmak İçin Fuara Nasıl Hazırlanmak Gerekir?

Fuarda müşteri nasıl bulunur? Fuarda müşteri bulmak için nasıl bir hazırlık yapmalısınız?

Fuara harcadığınız bütçe karşılığında, standınızın ziyaretçilerle dolup taşması için ve aralarından sipariş yazdıracak, satış, ihracat yapabileceğiniz müşterileri bulmanız için fuara nasıl hazırlanmak gerekir?

Fuarista Fuara Hazırlık Eğitimlerinde, fuarlara katılan şirketlere, fuardan verim almak için A’dan Z’ye nasıl hazırlanmaları gerektiğini anlatıyoruz.

Ofisinizde Size Özel Fuara Hazırlık Eğitimi

Fuardan Müşteri Bulma Eğitimi

26 Ekim 2024 Cumartesi günü saat 09:30 ile 13:00 arasında Türkiye’nin her bölgesinden ilgilenen şirket yöneticilerinin katılabilmesi için Zoom ortamında Fuardan Müşteri Bulma Eğitimini düzenliyoruz. Katılacakları fuardan nasıl müşteri bulabileceklerini öğrenmek isteyen şirket yöneticilerini bekliyoruz.

🗓 26 Ekim 2024, Cumartesi
🕑 Saat 09:30 – 13:00
💻 Online

Fuara doğru hazırlanmayı arzu eden şirketlere 1 gün boyunca ofislerinde misafir oluyoruz. Kendi niyetlerini, kendi isteklerini, hedeflerini dinliyoruz. Ürünlerini, sektörlerini ve müşteri profilini dinliyoruz. Sonra hep birlikte hedefler koyup bu hedeflere ulaşmak için uzun uzadıya, kendilerine özel olarak fuara nasıl hazırlanmaları gerektiğini anlatıyoruz. Hedef koymadan, standa, personelden, ürüne, fuarda davranıştan, misafir ağırlamaya kadar onlarca konu hakkında konuşuyoruz.

Fuara nasıl hazırlanırlarsa, daha çok ziyaretçi ağırlayabileceklerini anlatıyoruz. Fuar sonrasında da müşteriye çevirmek için nasıl davranmaları gerektiğini anlatıyoruz.

Katılacağınız fuarda standınızda bol bol ziyaretçi ağırlamak ve aralarından sipariş alabileceğiniz, satış ihracat yapabileceğiniz müşteriler bulabilmek için, şirket yöneticilerinize hitaben, şirketinize özel Fuara Hazırlık Eğitimi düzenleyelim mi?
Sizin ofisinizde fuarla ilgili tüm yönetim kadronuza size özel bir eğitim düzenleyelim mi? 

Fuara Hazırlık Eğitimlerimiz

Fuardan Müşteri Bulma Eğitimi

• Stantlarında bol ziyaretçi ağırlamak ve aralarından sipariş alabilecekleri, satış ihracat yapabilecekleri müşteri adayları bulabilmeleri için, fuara nasıl hazırlanmaları gerektiğinin anlatıldığı
• lojistik ve stand konularından bahsedilmeyen
• sadece müşteri bulma eğitim.

Fuardan Verim Alma Eğitimi

• Stantlarında bol ziyaretçi ağırlamak ve aralarından sipariş alabilecekleri, satış ihracat yapabilecekleri müşteri adayları bulabilmeleri için, fuara nasıl hazırlanmaları gerektiğini anlattığımız,
• hem stand ve lojistik konuları ele aldığımız
• fuardan müşteri bulma ve verim alma eğitimi

Daha güzel bir fuar deneyimi, fuardan yüksek verim almak, fuarda standınıza bol ziyaretçi çekmek, bu ziyaretçiler arasından da gerçek müşteriler bulmanız için, nasıl bir çalışma yapmanız gerektiğini Fuarista Eğitimlerinde anlatıyoruz, bloğumuzda yazıyoruz ve arzu eden şirketlere birebir destek vermek için Fuara Hazırlık Danışmanlığı hizmeti sunuyoruz.

İhtiyacınız varsa yazın, arayın, size destek olalım

Aktif olduğumuz platformlardan Linkedin, Facebook, Twitter, Instagram ve Youtube kanallarımızdan birinden veya tümünden haftalık paylaşımlarımızı izleyebilirsiniz.

Fuarlardaki başarınıza katkımızın olması dileğiyle!

Mehmet DÜKKANCI

İstanbul, 30.11.2019