Şirketiniz adına, stand açıp, katıldığınız fuarda, bol bol ziyaretçi ağırlamak, aralarından da sipariş yazdıracak, satış ihracat yapabileceğiniz bol bol müşteri bulmak için fuar standınızdaki toplantılarınızı nasıl düzenlemelisiniz? Fuar standındaki toplantılar nasıl olmalı? Fuar standınızda ziyaretçiyle verimli toplantı nasıl yapılır?

Ne kadar uzun sürmeli? Nasıl Başlamalı? Nasıl Gelişmeli? Ne sormalı? Ne söylemeli? Nasıl bitirmelisiniz?

Fuar Standınızda Ziyaretçiyle Verimli Toplantı Neden Önemlidir?

Çok güzel bir stantla fuara katılıyorsunuz. Bol bol ziyaretçi de bekliyorsunuz. Güzel bir çalışma yaptınız. Peki fuarda standınıza gelecek ziyaretçiler yani müşteri adayları ile ne kadar sürede verimli bir toplantı yapabilirsiniz? Ne kadar sürede karşılıklı olarak sohbet edebilir ve birbirinizi tanıyabilirsiniz? Ne kadar sürede iş bağlantısını ticarete dönüştürebilirsiniz?

Fuar Standındaki İdeal Toplantı Süresi Kaç Dakikadır?

Fuarlar tanışma yeridir, görüşme yeridir. Var olan ilişkiyi tazeleme, geliştirme yeridir. Fuarlar bir konuyu uzun uzun etraflıca koşup, tartışıp çözüm bulacağınız uzun toplantı yerleri değildir. Fuarda açmış olduğumuz standımızda, hem daha önceden randevulaştığımız müşterilerimizi, müşteri adaylarımızı bekleriz, hem de yepyeni insanlarla, müşteri adayları ile tanışmak isteriz.

Standımıza her kim geldiyse mümkün mertebe en iyi şekilde ağırlamaya gayret ederiz. Ancak fuarların dinamik doğası gereği standımızda bir ziyaretçimiz ile görüşmemizi sürdürürken, koridordan geçen başka bir müşteri el sallayıp bize selam verebilir, bir başka müşteri gelip görüşmenize katılabilir, koridordan geçen birine biz el sallayıp “buyurun biraz sonra görüşelim” de diyebiliriz. Fuarda toplantımızı bozacak, konsantrasyonumuzu dağıtacak bir sürü başka etkileşimler olabilir.

Dolayısıyla fuarlardaki toplantılar az öz, kısa ve hafızada kalıcı olmalıdır.

İdeal Toplantı Süresi 20 dakika

En ideal toplantı süresini 20 dakika olarak tanımlamak yanlış olmaz. 20 dakikanın sonrasında da bir 10 dakika boşluğu düşünmemiz de yanlış olmaz. Şanslıysanız boş kaldığımız 10 dakikada, uğurladığımız müşteri ile konuştuklarımız hakkında kısa kısa notlar alabilir ve ofise dönünce yapacaklarımız ile igili kendimize notlar yazabiliriz.

Her Sektörde İdeal Toplantı 20 dakika mıdır?

Fuar standınızda ziyaretçiyle verimli toplantı için her sektörde 20 dakika ideal mi?

Her sektörün kendine has ürünleri, müşteri kitlesi, katılımcı kitlesi ve karşılıklı ihtiyaçları vardır. Bazı sektörler için 20 dakika uzun bir süre bile sayılabilir. Bazı sektörlerde en az 45 dakikaya ihtiyacınız olabilir. Hele hele müşteri sıcağı sıcağına sipariş yazdırmaya başladıysa bu süre 1 saati bile geçebilir.

Elbette her sektörün kendi dinamikleri vardır. Ancak genelleyerek söylemek gerekirse ideal toplantıyı 20 dakikalık bir buluşma olarak kurgulamak yerinde olur.

Fuarda 20 Dakikalık Verimli Bir Toplantının Akışı Nasıl Olmalıdır?

Fuardaki görüşmelerinizin verimli olması için şöyle bir toplantı akışını benimsemeniz gerekir.

1- Ziyaretçiyi Nasıl Karşılayacağız?

Standınıza gelen ziyaretçi, önceden sizin davet ettiğiniz veya sizden randevu almış olan bir ziyaretçi olabilir. Belki de tesadüfen geçerken ürününüzü beğenip sizinle konuşmak isteyen bir rastgele ziyaretçi de olabilir. Sıcak bir karşılama, gülümseyen samimi bir yüz ifadesi, güven veren bir eda ile “hoş geldiniz!” deyip ziyaretçiyi karşılamanız çok güzel bir başlangıç olur.

2- Nasıl Tanışacağız?

Standınıza gelen ziyaretçiyi karşıladıktan sonraki ikinci hamleniz tanışmaktır. İsminizi ve görevinizi söyleyerek, karşı tarafın ismini ve görevini dinleyerek tanışmak gerekir. Fuar ortamında genellikle biz katılımcıların da, ziyaretçimizin de bir yaka kartı olur. Bu yaka kartlarına bakarak karşımızdaki kişiye ismi ile hitap etmek de güzel bir sohbete başlama şekli olabilir.

3- Ziyaretçinin İhtiyacını Nasıl Anlarız?

Standımıza gelen ziyaretçi 5.000 m² veya 100.000 m² lik bir alandaki fuarda onlarca rakibimizin arasında bize 20 dakika ayırdı. Çok şanslıyız. Bu değerli zamanı ve fırsatı en iyi şekilde kullanmak gerekir. Hazır müşteriyi yakalamışken, bu 20 dakikada, fuara gelirken ezberlediğiniz şirket ve ürün şiirini okumaya başlamayın sakın.

Öncelikle soracağınız soru “Size nasıl yardımcı olabilirim? Olabiliriz?” sorusudur. O kadar doğru ve değerli sordur ki. Karşı tarafa çok kibarca ihtiyacını soruyorsunuz aslında. Eğer yeterince anlaşılmazsa “Bizim standımızdaki hangi ürün, hangi hizmetimiz sizin hangi ihtiyacınıza cevap olur?” gibi bir soruyla devam edebilirsiniz.

4- Müşteriyi Dinlemenin 1. Bölümü nedir?

Sorumuzu sorduktan sonra yapmamız gereken ilk iş ziyaretçiyi can kulağı ile dinlemektir. Yapacağın en önmeli şey, dinlemek, dinlemek, dinlemek. Anlamak için, analiz etmek için dinlemek. Söyleneni anlamak, altında yatan sorunu anlamak için dinlemek.

Hazır cevaplarımızdan birini vermek için dinlemek değil. Anlamak için dinlemek.

Ziyaretçi bize ne soruyor? Bizim hangi ürünümüzle, hangi hizmetimizle ilgili? Kendisine nasıl yardımcı olabiliriz?

5- Masaya Ne Zaman Davet Edeceğiz?

Ziyaretçinin sorduğu sorulara cevap verebilecek doğru şirket bizsek, doğru kişi de bizsek, müşteriyi kısa bir toplantı için masaya davet etmemiz gerekir. Doğru kişi biz değilsek doğru meslektaşımıza yönlendirmek her zaman daha faydalı olur.

Eğer ziyaretçinin sorduğu konu, ürün, cihaz, hizmet bizde yoksa, hiç oyalamadan net bir şekilde doğru yerde olmadığını ve kendisine yardımcı olamayacağımızı belirtip yolcu etmekte fayda var.

6- Kartvizit Alışverişi Ne Zaman Yapılır?

Gelen ziyaretçi ile standımıza girerken, tanışırken de kart alışverişi yapmış olabiliriz. Ancak henüz fırsat olmadıysa masaya oturunca mutlaka kart bir kart alışverişi alış verişi yapalım. Eğer katıldığımız fuarda elektronik kayıt sistemlerinden birini kullanıyorsak, gelen ziyaretçinin yaka kartındaki barkod veya QR kodu mutlaka okutup kim olduklarına dair bir bilgiyi sistemimize kaydedelim.

Kartivizitiniz nasıl olacak? Herkese dağıttığınız karvizite e-mailinizi koyacak mısınız? Cep numaranızı herkese verecek misini? Kartın arkasında ne olacak? Kartın üstünde şirketinizin genel merkez adresi mi, showroom adresi mi, fabrika adresi mi, depo adresi mi olacak? Neden?

7- Görüşme Defterine Ne Zaman Not Almalıyız?

Aldığımız kartviziti, görüşme defterimize kendi mini zımbamızla zımbalayalım. Görüşmemiz esnasında da deftere toplantımız ile ilgili kısa kısa notlar alalım. Müşteri ne istiyor? Ne bekliyor? Fiyat? Adet? Tarih, program, sıklık, frekans?

8- Yiyecek İçecek İkramı Ne Zaman Olmalı?

Toplantımız gelişmeye başlarken, çok derinlere dalıp zaman kaybetmeden ziyaretçimize ne içeceklerini erkenden sormamız yerinde olur.

Ziyaretçimizi ağırladığımız masada hazır ikramlar olabilir veya ziyaretçiye özel ikramda bulunabiliriz. Seçeneklerimiz içinde, çay kahve, meşrubat gibi önden planladığımız ikramlar olabilir. Ne içmek istediğini ziyaretçimize sorabiliriz. Seçenekleri planlarken 3 dakikada gelebilecek ikramlar olarak planlamak gerekir. Çünkü ziyaretçi 10 dakika sonra muhtemelen kalkacaktır. Aynı zamanda da gelecek ikramları az miktarda sunmak daha doğru olur. Büyük miktarlarda sunulan ikramlar ya masada yarım kalır ya da karşımızdaki ziyaretçinin toplantı bitiminden sonra da daha uzun ve anlamsız bir şekilde oturmasına sebep olur.

Fuarda ikramları az miktarda, küçük porsiyonlarda tutmak işin en doğrusudur.

Peki içecek ve yiyecek ikramlarını kim nerede hazırlayacak? Suyu ve meşrubatları soğuk tutmak için nasıl bir ekipman gerekir? Çay veya kahve nasıl bir cihazda hazırlanacak? Hazırlığı kim yapacak? Servisi kim yapacak? Meşrubatların, çayların, kahvelerin, günlük alışverişini, fuar alanına getirme işini kim yapacak?

9- Ziyaretçiyi Neden Tekrar Dinlemeliyiz?

Kart alışverişinden ve ikramlardan sonra ziyaretçimizin bize ayaküstü anlattığı ihtiyacını konuşmaya devam etmemiz gerekir. Ziyaretçimizi aktif dinlememiz gerekiyor. Bize ne anlatmak istiyor? Hangi hizmetimizi, ürünümüzü soruyor. Problemi ne? Bizim sunduklarımız, sorununa çözüm mü? Derdine çare mi?

Dinlerken de aklımızda kısa kısa cevaplarımızı hazırlamamız gerekir.

10- Sorulan Sorulara Cevap Vermeliyiz

Ziyaretçimizi dinledikten sonra, kendisine az ve öz olarak cevap vermek gerekir. Size sorduğu soruya cevap olacak kısa anlatımlarda bulunmak gerekir. Ürünümüz şudur! Özelliği budur! Önemli farklılığı şöyledir! Satış, satın alma şartları budur. Kullanımı şöyle yapılır. Mümkün mertebe az öz bilgi, akıcı, samimi, içten, neşeli bir anlatımla.

Eğer ki söz konusu bir şikayetse, uzun bir tartışmaya fuar alanında başlamaya hiç gerek yok. Notunuzu alıp fuardan sonra konu hakkında görüşmek için randevulaşmak en iyisi.

11- Ürünlerimizi Göstermeliyiz

Anlatımınızı masa başında olduğu kadar ürün başında da yapabilirsiniz. Bahsettiğiniz ürünlerin başına geçerek, göstererek anlatabilirsiniz. Ama unutmayın. Standınızda onlarca ürün olsa da ziyaretçinin ilgilendiği ürünle ilgili bilgi vermeye yetinmeniz en doğrusu olur.

Ziyaretçiniz eğer ki diğer ürünlerle de ilgiliyse, diğer ürünler hakkında da bilgi vermek yerinde olur. İlgili değilse, zorla başka bir ürün anlatmaya çalışmak hem sizi hem de ziyaretçinizi yorar. Gerek yok! Enerjinizi ziyaretçinin ilgilendiği ürün ve hizmetlere verin.

12- Katalog – Broşür Vermeliyiz

Ürünlerinizi, hizmetlerinizi anlatırken yanınızda bir katalog ile anlatabilirsiniz. Devamındaysa kataloğu müşteri ile paylaşmanız çok faydalı bir olur. Müşteriniz, memleketinize döndüğünde kataloğunuzu inceleyip, sizi hatırlayabilir Ürünlerinize ilgi duyup sizi geri arayabilir. Mutlaka kendisine bir katalog vermeniz gerekir.

Peki nasıl bir katalog?

Tanesi 10 USD’ye mal olan ansiklopedi gibi olan, 250 sayfalık prestij kataloğundan mı vermelisiniz? Peki ya fuar alanı kafeteryasında şilte olursa? Ya da havalimanında çöplere bırakılan fazla ağır eşya olursa?

Peki dijital katalog mu? PDF mi? Web sitesi mi? Nasıl göstereceksiniz? Nasıl ileteceksiniz?

Ziyaretçinize nasıl bir formatta katalog veya broşür vermelisiniz?

13- Fiyat Listesini Ne Zaman Vermeliyiz?

Gelen ziyaretçi , anlattığınız hizmetleriniz, gösterdiğiniz ürünleriniz ile ilgileniyorsa doğal olarak size fiyat soracaktır. Fiyat vermenin tam zamanı!

Fiyat vermek için birbirinden farklı metotlar uygulamak mümkün. Tabii ki, ürüne göre, hizmete göre metotlar değişir. Terzi işi, müşteriye özel bir üretim yapacaksanız fuarda bir fiyat vermek çok anlamlı olmayabilir. Bu durumda fiyatı görüşmelerinizin sonrasında vermeniz gerekecektir.

Ancak standart bir ürün üretiyorsanız, ürünlerinizin fiyatı belliyse, ihracat teslim şartlarına, alım adedine göre değişken indirimler uygulayabiliyorsanız fuarda bir fiyat paylaşmanız mümkün olabilir.

Verdiğiniz fiyat listesi ile birlikte muhtemelen bir ticari muhabbet gelişecektir. İndirimler, vadeler, miktarlar, peşinatlar, ödeme planları, akreditif, üretim tarihleri, teslim tarihleri… Ciddi hiçbir müşteri bu sohbeti fuarda bitirmez. Siz de bitirmeyin. Şartlar uygun gibiyse müşterinizi öncelikli aranacak müşteriler arasına işaretleyin ve fuar sonrası görüşmeye devam etmek için mutlaka randevulaşın.

14- Promosyon Veriyor muyuz?

Gelen ziyaretçiniz aradığınız türden bir yeni müşteri adayıysa, eski müşterinizse, günün anısına kendisi ile belki bir promosyon vermek isteyebilirsiniz. Tam zamanıdır!

Nasıl bir promosyon daha faydalı olur? Kalem, defter, top, eldiven, çorap, t-shirt? Ne tür promosyonlar vermek faydalı olabilir?

15- Fuar Sonrası Mutlaka Randevulaşın!

Fuar standınızda ziyaretçiyle verimli toplantı tamamlanırken, ziyaretçinizin aradığı ile sizin sunduğunuz örtüşüyorsa, ticari ilişki kurmak veya geliştirmek için fuardan sonra görüşmek amacıyla randevulaşın. Fuardan sonraki şu gün görüşsek nasıl olur deyip mümkünse somut, gün saat şeklinde randevulaşın. Yeni bir ilişki başlattınız. Gerisini fuardan sonra getireceksiniz.

Artık ziyaretçinizi masanızda daha fazla tutmanın bir anlamı kalmadı. Kendisi müsaade istediğinde kendisini yolcu etme vakti gelmiştir.

Ancak uğurlarken mutlaka, fuardan sonrası için randevulaşın. Hatta mümkünse günü ve saati ile randevulaşmaya gayret edin.

16– Güler Yüzle Uğurlayın!

Ziyaretçinizi uğurlarken mutlaka güler yüzle, elini sıkarak uğurlayın. Görüşmeniz kötü de bitmiş olabilir, olumsuz da bitmiş olabilir. Hiç önemli değil. Gelen kişi onlarca rakip arasından size 20 dakika çok değerli bir zaman ayırdı. Sizi tanıdı, derdini anlattı, sizin seçeneklerinizi dinledi. İlk etapta bir iş çıkmamış olsa da sonrasına bir potansiyel olabilir.

Görüşme her nasıl biterse bitsin mutlaka gelen ziyaretçinizin elini sıkarak uğurlayın.

17– Ziyaretçi Sonrası Mutlaka Not Alın!

Fuar standınızda ziyaretçiyle verimli toplantı tamamlandıktan sonra, başka bir görüşmeye girmeden önce mümkünse, mutlaka kısa kısa notlar alın kendinize:

Ne konuştunuz? Sizden ne istedi? İndirim? Özelleştirme? Size ne anlattı? Rakipler? Pazarın durumu? Fiyat? Müşteri kapasitesi? Neler konuştunuz? Konuştuklarınız arasında çok değerli bulduğunuz pazar / müşteri istihbaratı adına ne kaydedebilirsiniz? Sıcağı sıcağına mutlaka notlarınızı alın.

Bu Sırayla Olmak zorunda mı?

Fuar standınızda ziyaretçiyle verimli toplantı bu sırayla olmak zorunda değil elbette. Ancak verimli bir fuarın 17 ana maddesini yukarıdaki gibi özetleyebiliriz. Her bir görüşmede mutlaka bu 17 adımı yerine getirmenizde fayda var.

Fuara Doğru Hazırlık Çok Önemli!

Fark ettiyseniz bazı başlıkların altında bazı sorular sordum. Cevaplarını vermedim. Fuarda bol bol verimli toplantılar yapmak için fuar standını bir sahne gibi düşünüp çok güzel hazırlanmanız gerekir. Bir senaryonuzun, bir kurgunuzun, bir stratejinizin olması gerekir.

Örneğin birçok şirket bir servis elemanını bir angarya, hatta gereksiz bir maliyet gibi görmektedir. Oysa servis elemanları ve Catering şirketleri fuar standınızdaki toplantılarınızın daha verimli geçmesini sağlar. Onlarca rakibinizin yanı sıra size gelip, değerli zamanından 20 dakikalığına standınıza gelmiş müşteri ile daha fazla vakit geçirmenize destek olurlar.

Fuar katalogları… Sizin sektör ne formatta katalog kullanıyor son yıllarda?

Kartvizit? Herkese her bilginizi vermek istediğinizden emin misiniz?

Sipariş Yazdıracak, Satış, İhracat Yapabileceğimiz Müşteri

Fuara Hazırlık Eğitimlerimizde fuardan daha iyi bir verim alabilmek, daha çok ziyaretçi ile görüşebilmek, aralarından sipariş yazdıracak, satış, ihracat yapabileceğiniz daha çok müşteri bulmanız için nasıl düşünmeniz, nasıl hazırlanmanız gerekir konusunda sizi bilgilendiriyoruz.

Yer kiralamanın, güzel ama ucuz bir stand yaptırmanın fuara katılmanın onlarca hazırlık arasından sadece 2 konu olduğunu anlatıyoruz. Fuara hazırlanırken, dikkat etmeniz gereken onlarca diğer konu hakkında bilgiler veriyoruz.

Fuardan Müşteri Bulma Eğitimi

28 Eylül 2024 Cumartesi günü saat 09:30 ile 13:00 arasında Türkiye’nin her bölgesinden ilgilenen şirket yöneticilerinin katılabilmesi için Zoom ortamında Fuardan Müşteri Bulma Eğitimini düzenliyoruz. Katılacakları fuardan nasıl müşteri bulabileceklerini öğrenmek isteyen şirket yöneticilerini bekliyoruz.

🗓 28 Eylül 2024, Cumartesi
🕑 Saat 09:30 – 13:00
💻 Online

Ofisinizde Size Özel Fuara Hazırlık Eğitimi

Fuara doğru hazırlanmayı arzu eden şirketlere 1 gün boyunca ofislerinde misafir oluyoruz. Kendi niyetlerini, kendi isteklerini, hedeflerini dinliyoruz. Ürünlerini, sektörlerini ve müşteri profilini dinliyoruz. Sonra hep birlikte hedefler koyup bu hedeflere ulaşmak için uzun uzadıya, kendilerine özel olarak fuara nasıl hazırlanmaları gerektiğini anlatıyoruz. Hedef koymadan, standa, personelden, ürüne, fuarda davranıştan, misafir ağırlamaya kadar onlarca konu hakkında konuşuyoruz.

Fuara nasıl hazırlanırlarsa, daha çok ziyaretçi ağırlayabileceklerini anlatıyoruz. Fuar sonrasında da müşteriye çevirmek için nasıl davranmaları gerektiğini anlatıyoruz.

Katılacağınız fuarda standınızda bol bol ziyaretçi ağırlamak ve aralarından sipariş alabileceğiniz, satış ihracat yapabileceğiniz müşteriler bulabilmek için, şirket yöneticilerinize hitaben, şirketinize özel Fuara Hazırlık Eğitimi düzenleyelim mi?
Sizin ofisinizde fuarla ilgili tüm yönetim kadronuza size özel bir eğitim düzenleyelim mi? 

Fuara Hazırlık Video Eğitimlerimiz

Yıl boyunca, istediğiniz zaman, istediğiniz yerden, istediğiniz cihazdan izlemek, istediğiniz derinlikte öğrenmek isteyenlere Fuara Hazırlık Video Eğitimlerimizi öneriyoruz: Hemen şimdi aşağıdaki seçeneklerden birini seçip, kaydolup, iyzico güvenli ödeme sistemi aracılığı ile Kredi Kartınızla satın alabilir, video eğitimleri hemen izlemeye ve öğrenmeye başlayabilirsiniz! 2 iş günü içinde de, kayıt olurken bildirdiğiniz şirket bilgilerinize e-faturanız gönderilmiş olur.

Hemen inceleyebileceğiniz Fuara Hazırlık Video Eğitim seçeneklerimiz:

3 Saatlik Fuara Hazırlık Temel Eğitimi
70 Video Ders | 7 Aşama

6 Saatlik Fuara Hazırlık Kapsamlı Eğitimi
101 Video Ders | 7 Aşama

9 Saatlik Fuara Hazırlık Detaylı Eğitimi
143 Video Ders | 7 Aşama

Daha güzel bir fuar deneyimi, fuardan yüksek verim almak, fuarda standınıza bol ziyaretçi çekmek, bu ziyaretçiler arasından da gerçek müşteriler bulmanız için, nasıl bir çalışma yapmanız gerektiğini Fuarista Eğitimlerinde anlatıyoruz, bloğumuzda yazıyoruz ve arzu eden şirketlere birebir destek vermek için Fuara Hazırlık Danışmanlığı hizmeti sunuyoruz.

İhtiyacınız varsa yazın, arayın, size destek olalım

Arzu ederseniz aktif olduğumuz platformlardan Linkedin, Facebook, Twitter, Instagram ve Youtube kanallarımızdan birinden veya tümünden haftalık paylaşımlarımızı izleyebilirsiniz.

Mehmet DÜKKANCI

29 Ağustos 2022