Satış Yapmak İçin Fuara Nasıl Hazırlanmak Gerekir?

Fuara İlk Defa Katılanlar İçin Yol Haritası

Fuara İlk Defa mı katılmanız gündeme geldi? Fuara en baştan doğru hazırlanmak mı istiyorsunuz? Fuara hazırlanmanın nasıl bir süreç olduğunu mu düşünüyorsunuz? Fuara İlk Defa Katılanlar İçin bir Yol Haritası mı arıyorsunuz? Katılmayı düşündüğünüz fuarda harcadığınız para karşılığında bir süre sonra somut satış beklentiniz mi var? Fuarda Satış Yapmak İçin Fuara Nasıl Hazırlanmak Gerekir diye mi düşünüyorsunuz? Çevrenizde duyduğunuz iyi örneklerin yanı sıra kötü örnekler de mi duyuyorsunuz? Fuar harcamasının ne zaman geri geleceğini mi düşünüyorsunuz?

Fuarda satış yapmak için fuara nasıl hazırlanmak gerekir diye mi düşünüyorsunuz?

İster ilk defa fuara katılmaya hazırlanın, ister bir veya iki çok da verimli geçmemiş fuar deneyiminiz olsun size özet bir yol haritası hazırladık:

İşi doğru yönetmek için önce fuar katılım sürecini 7 aşamada düşünmek gerekir. Bu aşamaları şunlardır:

1. Değerlendirme
2. Ön Hazırlık
3. Hazırlık
4. Kurulum
5. Fuar
6. Söküm
7. Sonrası

Bu aşamalara teker teker bakalım:

1.DEĞERLENDİRME

Değerlendirme aşaması “fuara katılma” sevdasına kapılınca düşünmeniz gereken, değerlendirmeniz gereken konularla ilgili bir değerlendirme aşamasıdır.

Biz kimiz? Ürünümüz veya hizmetimiz nedir? Pazarda konumumuz nedir? Duruşumuz nedir? Müşterimiz kimdir? Müşterimizin profili nedir?  gibi soruları kendimize sorup durumumuzun bir fotoğrafını çekmemiz gerekir.

Sonra da kendimize şunu sormak gerekir: Neden fuara katılmamız gerekir? Problem nedir? Sorun nedir? Örneğin Sıcak satış mı? Ulusal çapta ürün veya hizmet satışı mı? Sadece tanıtım mı? Uluslararası çapta ürün veya hizmet ihracatı mı? Yoksa daha basit bir şekilde fuarda satış yapmak mı?

Sorunumuzu doğru tanımladıktan sonra da şuna düşünmek gerekir: Fuar gerçekten çözüm olur mu? Sektörden daha önce fuara doğru katılan arkadaşlarımızın deneyimleri nedir?

Bakınız: Fuar Nedir?

Bakınız: Katıldığımız Fuarda Somut Hedefimiz Nedir?

Fuara katılmak doğru çözümse nerede, ne tür bir fuara katılmak gerektiğini irdelemekte fayda var.

Bakınız: Hangi Fuara Katılmanız Gerektiğine Nasıl Karar Veriyorsunuz?

Son olarak da şirketimizin profili ve katılmayı düşündüğümüz fuar tipine göre KOSGEB veya Ekonomi bakanlığının desteklerinden yararlanma imkanımızın olup olmadığını gözden geçirmek yerinde olur.  

2. ÖN HAZIRLIK

Ön Hazırlık aşaması, fuar organizatörünün satış temsilcisi ile ilk toplantımızda başlar.

Bu toplantı öncesinde kendimizi hazırlamamız gerekir. Satış temsilcisi ile ilk kahve muhabbetini yaparken, tanışma faslında, çoluk, çocuk, okul, futbol ve politika muhabbeti değil de kendimizi, işimizi, şirketimizi, sektörümüzü anlatmak daha doğru bir başlangıç olacaktır.

Gelen satış temsilcisi de önce kendini, şirketini, fuarını, fuarın başarısını size anlatıp muhteşem bir fuarın çerçevesini çizecektir. Sonrasında da biz kendisine fuarın ziyaretçi sonuç raporunu, ziyaretçi analizlerini, fuarın yıldan yıla seyrini, katılımcı listesini ve yerleşim planını sormamız gerekir.

Bu karşılıklı anlatımların sonucunda da şunu tespit etmemiz gerekir, ön değerlendire aşamasında tanımladığımız problem, fuara katılma nedenimize bir çözüm görüyor muyuz temsilcisi ile konuştuğumuz bu fuarda?

Satış aşaması ilgili görüşmelere geçtiğimizde de yer farklı bir kavram, stand farklı bir kavram olduğunu bilmemiz gerekir. En önde olmanın her zaman mümkün olmadığını, en önün her zaman en ideal yer olmadığını, başka cazip konumların da olabileceğini bilmemiz gerekir.

Müşteri temsilcisi ile de yer büyüklüğünü konuşurken, fiyatlandırmanın nasıl olacağını da detaylıca öğrenmemiz gerekiyor. “Bu fiyatlar neden bu kadar pahalı? biz kazıklanıyor muyuz?”  sorularına cevap ararken de bütün fuarların aynı türde, aynı çeşitte olmadığını fuar türlerine, hitap ettikleri sektöre, fuara olan yüksek veya düşük talebe göre, gelen ziyaretçi profiline göre de farklı farklı fiyatlandırmaların olabileceğini bilmemiz gerekir.

Son kararımızı vermeden önce, fuar müşteri temsilcisinden öğrendiğimiz bilgiler, öncesinde aklımızdaki katılma sebebi, karşımıza çıkan olası bütçe, KOSGEB veya Ekonomi bakanlığından alabileceğimiz olası destekleri de göz önüne almamız gerekir.

Bakınız: Fuara Katılım Bütçesi Nasıl Yapılır?

Fuar katılımı ile ilgili satış, pazarlama, lojistik, finans gibi departmanlarla koordine olduktan sonra da fuara katılma kararını verip fuar satış temsilcisi ile sözleşme yapmamız gerekir.

3. HAZIRLIK

Fuara hazırlık sürecinde, öncelikle tüm süreci yönetecek patron ve genel müdür dışında bir yetkiliyi görevlendirmek her zaman doğru olur. Fuar katılımı birçok şirket içi kaynağı ve dış tedarikçilerden alınan hizmetlerin harmanlanması ile yürütülen bir projedir. Dolayısıyla proje yönetiminden anlayan, pazarlama, satış, lojistik ve şirket üst yönetimi ile ilgili bir müdürün, yöneticinin üstlenmesinde her zaman fayda vardır.

Fuar Proje Yöneticisi, fuar ekibi belli olduktan sonra ilk yapılacak iş fuarın temel başarı hedeflerini belirlemek. En fazla kaç ziyaretçi, en fazla kaç müşteri istiyoruz? Fuardan 6 ay sonra ne kadarlık bir fuarda kazanılan müşteri cirosu veya fuarda tetiklenen müşteri istiyoruz? Fuarda ne kadar satış yapmak gerekir? Gibi hedefler koymamız gerekir.

Bir sonraki aşamada fuarda bu hedeflere ulaşmak için kaç kişi olmamız gerekir? Hangi ziyaretçi profilimize ekibimizden kimin ne anlatacağını belirlememiz gerekir. Fuar stand ekibini belirledikten sonra da kendilerine ürünlerimiz, hizmetlerimiz, iletişim, davranış, kalabalık önünde davranış, hitabet gibi eksikleri varsa iç veya dış kaynaklardan eğitim aldırmamız faydalı olur.

Bakınız: Fuarda Ziyaretçiyi Kazanmak İçin Kim Kime Ne Anlatacak?

Fuar ekibini belirledikten sonra da fuarda göstereceğiniz ürünleri seçmeniz, henüz hazır değilse, prototip götürüyorsanız özenle hazırlamanız ve dikkatle paketlemeniz, gerekecektir.

Fuarda ziyaretçilerinize dağıtacağınız, katalog, broşür, kartvizit gibi mecraları iyi planlamanız, gelen ziyaretçileri de nasıl kayıt edeceğinizi önceden iyi düşünmeniz gerekmektedir.

Bakınız: Fuara Katılırken Web Sitenizi Güncellemeyi Unutmayın

Fuarda dağıtacağınız, numuneler, promosyonları, tadım paneli gibi ikramlarınızı erkenden hazırlatmanız gerekecektir.

Ürünleriniz, hizmetleriniz, broşürleriniz, numuneler, promosyonlar ve ikramlıklarınız ve tüm yardımcı ekipmanlarınız hazır olduktan sonra da bunları fuar alanına göndermek için gerekli zamana, bütçeye ve lojistik desteğine ihtiyacınız olacaktır. Yurt dışında bir fuara katılıyorsanız da mallarınızın herhangi bir gümrükte takılmasını ve fuarı boş standla açmanızı istemiyorsanız doğru lojistik şirketi ile görüşmeniz gerekecektir.

Fuar standı da bir o kadar önemli konudur. Janjanlı, şatafatlı ve sadece dikkat çekme amaçlı gereksiz süslü bir stand yerine, fuara katılma hedefinize hizmet eden, ziyaretçi profilinizin hoşuna gidecek, ürünlerinizi hizmetlerini rahat tanıtabileceğiniz, içinde, çok yoğun, ama çok keyifle bir bayram havası içinde geçireceğiniz, pazarlama stratejinize uygun bir standı doğru bir organizatöre yaptırmanız gerekecektir.

Bakınız: Nasıl Bir Fuar Standına İhtiyacımız Var?

Fuar Organizatörünün kataloğunda doğru yer alabilmek, standınızı doğru zamanda problemsiz kurmak için uymanız gereken iş güvenliği ve sağlığı kuralları, fuar alanında uymanız gereken kuralları da Fuar Organizatörünün Online Katılımcı El Kitabı Online KEK te bulmanız gerekir. Hatta bu online KEK te size sorulan soruları zamanında cevaplamanız sizi fuar alanında canınızı sıkacak mağduriyetlerden kurtaracaktır.

Şu ana kadar konuştuklarımız az çok herkesin bildikleri, olmazsa olmazlar.

Şu ana kadar anlattıklarımız siz fuarda sadece iyi bir şekilde var olmanızı sağlayacak konulardır. Fuarda gerçekten fark yaratmak, dikkat çekmek ve başarılı olmak isteyenler için yapmaları gereken birkaç temel konu vardır:

Bunlardan en önemlisi, var olan müşterilerinizi, kaybettiğiniz müşterilerinizi, potansiyel müşterilinizi fuara davet etmektir. Bu daveti de kuru kuruya bir mail ile değil, düşünerek akıllıca planlayarak yapmak gerekir. Ben müşteriye ne avantaj sunarsam, müşterime cazip gelecek? Müşterim neden işini gücünü bırakıp da benimle görüşmeye gelsin? İndirim mi? İlk 6 ay sadece fuara gelenlere satış mı? Daha uzun vade mi? Fuara gelenlere bir havuç koyun… Fuara gelmelerini, fuarda sizinle 30 koca dakika görüşebilmeleri için onları teşvik edin, davet edin.

Bakınız: Nasıl Bir Fuar Davet Yazısı Göndermeliyiz?

Bakınız: Fuara Müşterilerimizi Davet Etmenin En Yaygın Yöntemleri Nedir?

Bakınız: Yep Yeni Müşterileri Fuar Standımıza Nasıl Çekeriz ?

Fuarda farklılaşmak için bir önemli yöntem de etkinlik düzenlemektir. Ticaret Sahnesinde bir ticari sunum, kendi standınızda bir ticari sunum, bir network etkinliği, bir kokteyl bir parti son derece cazip olabilir.

Bakınız: Standınızın Modelleri Yeterince Dikkat Çekici mi?

Son olarak da fuara gidecek personelinizin seyahat, konaklama, fuar şehrindeki şehir içi ulaşım gibi ihtiyaçlarınızı erkenden planlamak gerekir.

4. KURULUM

Fuar alanına önce stand yapımcınız girer. Standınızı kurar, size teslim eder. Sonra siz girer ürünlerinizi yerleştirir ve kurarsınız! Tüm bunları 2 satırda anlatır gibi 3 günde bitirmeniz gerekir. Bu da çok öncesinden iyi planlama, iyi hazırlık, iyi hesap gerektirir. Aksi halde fuardan bir önceki gece standınızın hala bitmemesi hayatınızın en büyük kabuslarından biri olabilir!

5.FUAR

Fuar günlerinde kendinizi artık bir sahnede bir tiyatro oyununda başrollerden birinden düşünebilirsiniz. Hazırlık aşamasında her şeyi aklınıza gelebilecek en iyi ayrıntıya kadar çok iyi planlamanız ve çok iyi hazırlamanız gerekir. Fuarda öncesinden hazırladığınız her şeyi uygulamanız gerekir.

Güler yüzünüzle, sıcak ve gerçekçi davranışlarınızla, bir bayram havasında, bir kutlama havasında misafirlerinizi karşılamanız gerekmektedir. Standınız bir çekim merkezi olmalıdır!

Fuarda satış yapmak, sipariş almak için çok ziyaretçi ile görüşmek gerekir. Toplantı akışlarınızı 30 dakikalık dililer halinde planlamanız faydalı olacaktır.

Her ne olursa olsun, sizi yoracak, üzecek, son dakika golleri yeseniz bile, fuarın 4 günü son derece değerlidir. Bu 4 günü en iyi şekilde, müşteri, ziyaretçi odaklı geçirmeniz gerekir.

Fuarda müşteri profilimize uygun insanlar gelebileceği gibi, bize ilgisiz görünse de aslında işimizi dolaylı etkileyen insanların da gelmesi mümkündür. Kimin kime ne anlatacağını doğru kurguladıysak herkesin standımızdan mutlu ayrılması gerekir.

En en önemlisi de standınıza gelen herkesin kartvizitini veya bilgisini almamız gerekir. İster biri ile görüşebilmiş, isterse de görüşememiş olsun! Katıldığımız fuarlarda topladığımız en büyük ganimet kartvizitlerdir.

6. SÖKÜM

Fuar bitim saatinden sonraki 2 -3 saat fuar stand personeli için önemlidir. Çok öncesinden kimin hangi ürünleri hangi kolilere paketleyeceğini planlamamız gerekir. Söküm saati geldiğinde de herkes kendi üzerine düşeni hızlıca yapıp standın 1-2 saat içinde boşalması gerekmektedir.

7. SONRASI

Fuar bittikten sonra işimiz bitmiyor! Asıl şimdi başlıyor!

Fuarda tanıştıklarınızın sadece çooook pahallı ama bir o kadar da tatlı bir fuar hatırası olarak kalmasını istemiyorsanız hemen hemen üzerinize düşeni yapmanız gerekir!

Fuarda sizi beğenen, ürünlerinize bayılan, fiyatlarınızı uygun bulan hiç kimse sizi aramayacak! Çünkü rakibiniz sizden önce onları aradı bile! Ne can sıkıcı değil mi? O zaman rakibimizin nasıl önüne geçmeliyiz?

Fuarda satış yapmak sipariş almak mümün olmasa da, fuar biter bitmez, fuar haftası emeği geçen satış ekibine 2 günlük kişisel izin verin. Gidip dinlensinler. Ofise döner dönmez de yapacakları ilk iş fuar sonrası hafta içinde hızlıca, fuarda tanıştıkları insanları hemen iletişime geçmektir.

Bakınız: Fuardan Sonra Nasıl Satış Yapılır?

İstedikleri gibi, müşteri nasıl isterse yapsınlar: İster telefonla arasınlar, ister, e-posta, ister mesengerla… Hemen arayıp, fuarda tanıştıkları, sohbet ettikleri insanlarla bağı güçlendirsinler. Siparişi kovalasınlar…

Bakınız Fuardan Sonra Kendimizi Ziyaretçiye Nasıl Hatırlatabiliriz?

Bakınız: Fuardan Sonra Teşekkür Yazısı Nasıl Olmalı?

Satış dışındaki fuar proje ekibi, işin bütçesini toparlasın, ödemelerini tamamlasın…

Fuarda Müşteri Bulmak, Satış Yapmak İçin Fuara Nasıl Hazırlanmak Gerekir?

Fuarda müşteri nasıl bulunur? Fuarda müşteri bulmak için nasıl bir hazırlık yapmalısınız?

Fuara harcadığınız bütçe karşılığında, standınızın ziyaretçilerle dolup taşması için ve aralarından sipariş yazdıracak, satış, ihracat yapabileceğiniz müşterileri bulmanız için fuara nasıl hazırlanmak gerekir?

Fuarista Fuara Hazırlık Eğitimlerinde, fuarlara katılan şirketlere, fuardan verim almak için A’dan Z’ye nasıl hazırlanmaları gerektiğini anlatıyoruz.

Fuardan Müşteri Bulma Eğitimi

28 Haziran 2025 Cumartesi günü saat 09:30 ile 13:00 arasında Türkiye’nin her bölgesinden ilgilenen şirket yöneticilerinin katılabilmesi için Zoom ortamında Fuardan Müşteri Bulma Eğitimini düzenliyoruz. Katılacakları fuardan nasıl müşteri bulabileceklerini öğrenmek isteyen şirket yöneticilerini bekliyoruz.

🗓 28 Haziran 2025, Cumartesi
🕑 Saat 09:30 – 13:00
💻 Online

Ofisinizde Size Özel Fuara Hazırlık Eğitimi

Fuara doğru hazırlanmayı arzu eden şirketlere 1 gün boyunca ofislerinde misafir oluyoruz. Kendi niyetlerini, kendi isteklerini, hedeflerini dinliyoruz. Ürünlerini, sektörlerini ve müşteri profilini dinliyoruz. Sonra hep birlikte hedefler koyup bu hedeflere ulaşmak için uzun uzadıya, kendilerine özel olarak fuara nasıl hazırlanmaları gerektiğini anlatıyoruz. Hedef koymadan, standa, personelden, ürüne, fuarda davranıştan, misafir ağırlamaya kadar onlarca konu hakkında konuşuyoruz.

Fuara nasıl hazırlanırlarsa, daha çok ziyaretçi ağırlayabileceklerini anlatıyoruz. Fuar sonrasında da müşteriye çevirmek için nasıl davranmaları gerektiğini anlatıyoruz.

Katılacağınız fuarda standınızda bol bol ziyaretçi ağırlamak ve aralarından sipariş alabileceğiniz, satış ihracat yapabileceğiniz müşteriler bulabilmek için, şirket yöneticilerinize hitaben, şirketinize özel Fuara Hazırlık Eğitimi düzenleyelim mi?
Sizin ofisinizde fuarla ilgili tüm yönetim kadronuza size özel bir eğitim düzenleyelim mi? 

Fuara Hazırlık Eğitimlerimiz

Fuardan Müşteri Bulma Eğitimi

• Stantlarında bol ziyaretçi ağırlamak ve aralarından sipariş alabilecekleri, satış ihracat yapabilecekleri müşteri adayları bulabilmeleri için, fuara nasıl hazırlanmaları gerektiğinin anlatıldığı
• lojistik ve stand konularından bahsedilmeyen
• sadece müşteri bulma eğitim.

Fuardan Verim Alma Eğitimi

• Stantlarında bol ziyaretçi ağırlamak ve aralarından sipariş alabilecekleri, satış ihracat yapabilecekleri müşteri adayları bulabilmeleri için, fuara nasıl hazırlanmaları gerektiğini anlattığımız,
• hem stand ve lojistik konuları ele aldığımız
• fuardan müşteri bulma ve verim alma eğitimi

Daha güzel bir fuar deneyimi, fuardan yüksek verim almak, fuarda standınıza bol ziyaretçi çekmek, bu ziyaretçiler arasından da gerçek müşteriler bulmanız için, nasıl bir çalışma yapmanız gerektiğini Fuarista Eğitimlerinde anlatıyoruz ve arzu eden şirketlere birebir destek vermek için Fuara Hazırlık Danışmanlığı hizmeti sunuyoruz.

İhtiyacınız varsa yazın, arayın, size destek olalım

Aktif olduğumuz platformlardan Linkedin, Facebook, Twitter, Instagram ve Youtube kanallarımızdan birinden veya tümünden haftalık paylaşımlarımızı izleyebilirsiniz.

Fuarlardaki başarınıza katkımızın olması dileğiyle!

Mehmet DÜKKANCI

İstanbul, 02.12.2019